Het kiezen van nieuwe software voor je bedrijf is geen makkelijke klus. Er zijn veel gebruikers die straks gebruik moeten maken van de software. Het laatste wat je wilt is dat de software niet goed gebruikt wordt en niet het beoogde resultaat brengt. Omdat we het belangrijk vinden dat jij de juiste keuzes voor nieuwe bedrijfssoftware maakt, hebben we zeven tips opgesteld die je hierbij helpen.
Wanneer je nieuwe software zoekt, is het goed om je huidige situatie als vertrekpunt te nemen. Bekijk welke software je nu hebt en welke functies je daarvan graag behoudt, maar ook vooral welke je mist. Geef van functionaliteiten aan of ze een need to have of nice to have zijn. Zo heb je snel een lijst met wensen en eisen waar je nieuwe oplossing aan dient te voldoen.
De keuze voor nieuwe bedrijfssoftware kan niet (alleen) gemaakt worden door de IT-afdeling. Betrek vanaf de oriëntatiefase al de eindgebruikers. Neem hun ervaringen met huidige software mee en bespreek hun wensen ten aanzien van nieuwe software. Zo verhoog je de betrokkenheid en daarmee de kans op een succesvolle adoptie in een later stadium.
Veel software kent maatwerkaanpassingen omdat geen bedrijf hetzelfde is. Heb je een softwarepakket waar je misschien nog extra functionaliteiten aan toegevoegd wilt hebben? Bespreek die dan met de leverancier. Maak concrete afspraken over de oplevering van extra functionaliteiten en neem geen genoegen met een antwoord als ‘dat komt bij een volgende update’.
Kijk bij een mogelijke softwareoplossing vooral naar de functies die je daadwerkelijk nodig hebt en wees extra kritisch wanneer deze ontbreken. Laat je niet verleiden door ‘leuke functies’ die misschien nooit gebruikt gaan worden.
Neem je nieuwe software in gebruik, dan is het wel zo fijn als deze goed samenwerkt met andere software die je al in gebruik hebt. Vraag daarom goed na of de nieuwe software te koppelen is met andere oplossingen. Het is wel handig als je facturatieprogramma de klantdata uit je CRM-systeem kan lezen, bijvoorbeeld.
Niemand wordt blij van extra kosten, zeker wanneer je ze niet verwacht. Vraag daarom naar een gedetailleerd kostenplaatje. Welke terugkerende kosten zijn er? Welke opstartkosten zijn er? Wat zijn eventuele staffels? Door het inzichtelijk te maken, voorkom je nare verrassingen achteraf.
Met het kiezen van je nieuwe bedrijfssoftware ben je er nog niet. Het maken van een implementatietraject is een belangrijke vervolgstap en bepaalt mede het succes van je nieuwe software. Maak hier heldere afspraken over en zorg dat duidelijk is wie welke verantwoordelijkheden draagt.
Bij WilroffReitsma proberen we je zo goed mogelijk te adviseren over de keuze en aanschaf van nieuwe software voor je bedrijf. Daarbij zijn we open over de eventuele voor- en nadelen, de mogelijkheden en de kosten. Heb je vragen over de keuze en aanschaf van nieuwe bedrijfssoftware? Neem dan hier contact op.
