Veel mensen hebben bij Microsoft Teams nog het idee dat dit vooral een applicatie is om in de interne organisatie samen te werken in teamverband. Dat is zonde, want bedrijfscommunicatie met Microsoft Teams biedt medewerkers veel meer. Leon Mulder, marketeer bij WilroffReitsma, vertelt over de voordelen van deze oplossing en zijn eigen ervaringen met Teams.
Wanneer je als team een plek hebt waar je dingen kunt maken en beslissingen kunt nemen, zijn er geen grenzen aan wat je samen kunt bereiken. Teams brengt alles samen in een gedeelde werkruimte waar je kunt chatten, kunt vergaderen, bestanden kunt delen en met zakelijke apps kunt werken. Microsoft heeft allerlei slimme zaken toegevoegd, waardoor het een gebruiksvriendelijke en complete samenwerkingstool is geworden, veel meer dan de app die we gebruiken om met elkaar te videobellen. Het is zelfs mogelijk om je telefonie te integreren in Microsoft Teams.
“Vind je het ook zo vervelend om in de file te staan of veel tijd kwijt te zijn aan reizen naar een afspraak? Dan is het goed om een videoconferentie als alternatief te overwegen. Hiermee bespaar je je de reistijd, eventuele file én ben je een stuk milieubewuster bezig. Natuurlijk wil je soms elkaar in persoon spreken, maar vraag je af: is het écht nodig om die auto te pakken?”
“Een ander voordeel om meer via chat te communiceren is dat je e-mailbox niet meer zo vol is. Je herkent het wel: even een dag niet gewerkt en je hebt meteen vijftig of misschien wel honderd nieuwe mails te lezen, waarvan meer dan de helft over dezelfde onderwerpen gaat. Gebruik chat om iets af te stemmen. Het werkt sneller (mensen zijn geneigd sneller op een chatbericht te reageren) én je houdt je mailbox overzichtelijk.”
“Naast dat Microsoft Teams fijn werkt om met anderen te communiceren, is het voorzien van allerlei handige functionaliteiten. Met name de koppeling met andere Microsoft Office-apps zoals Outlook. Zelf nodig ik bijvoorbeeld regelmatig collega’s of bedrijven waarmee ik samenwerk uit voor een meeting. Ik stuur ze dan via Outlook een uitnodiging hiervoor, waarbij ze direct een link krijgen om deel te nemen aan de Teams-sessie. Deze opent óf lokaal (als ze een lokale Teams-installatie hebben), óf in een browserversie. Zo kan iedereen – of ze nu wel of geen Teams gebruiken – deelnemen.”
“Wil je ook de volgende stap in je bedrijfscommunicatie zetten en lijkt het gebruik van Teams je iets? Neem dan contact op voor informatie of vraag een livedemonstratie aan bij jou op kantoor. Zeker als je nu al gebruikmaakt van Office 365 is het werken met Teams een goede volgende stap.”
