fbpx
<  Terug naar nieuwsoverzicht


30/10/2019

Zes vragen voor het kiezen van de juiste telefonieoplossing

Het lijkt zo logisch: je belt iemand en je krijgt die persoon aan de telefoon. Toch is dit in de praktijk vaak niet het geval, of via een flinke omweg, of met flinke tijdsvertraging. Het kiezen van een telefonieoplossing met de juiste functionaliteiten is niet eenvoudig. Er is namelijk zo veel mogelijk. In één artikel jou de precieze oplossing laten kiezen is wat ambitieus, maar we kunnen je wel een idee geven van de mogelijkheden.

1. Maken jij en je collega’s gebruik van mobiele telefoons?

Zijn jij en je collega’s veel onderweg en gebruiken jullie smartphones om bereikbaar te blijven? Dan is het integreren van je vaste en mobiele telefonie een goede keuze om je bereikbaarheid nóg beter te maken. Hierdoor ben je namelijk op elk toestel – vaste telefoon of smartphone – bereikbaar op zowel je vaste als mobiele nummer.

2. Hoe bereiken mensen nu de juiste afdeling?

Zijn er verschillende afdelingen in de organisatie en is het handig als bellers automatisch bij de juiste afdeling uitkomen? Dan kun je natuurlijk een receptioniste vanuit een algemeen nummer laten doorverbinden. Maar wat handiger werkt, is het instellen van een keuzemenu. Je laat zo automatisch personen terechtkomen bij de afdeling Verkoop, Inkoop, Administratie of Magazijn, bijvoorbeeld. Ook handig: een receptioniste kan één persoon tegelijkertijd te woord staan. Een keuzemenu kent geen beperkingen.

3. Maak je gebruik van een klantenservice of storingsdienst?

Wanneer je een inkomend gesprek laat uitkomen bij een afdeling, dan is dat niet één telefoon die overgaat. Vaak zijn er verschillende personen die hier werken. Met een belgroep of huntgroep plaats je diverse collega’s in één groep. Voor die groep kun je oproepen willekeurig verdelen over de verschillende personen, of je kunt een bepaalde volgorde instellen. Dat laatste is ook handig voor een storingsdienst. Is de eerstelijnshulp niet bereikbaar, dan pas wordt de tweede lijn ingeschakeld.

4. Gebruik je CRM-systemen?

Is er veel contact met klanten en wordt er met bepaalde CRM-systemen gewerkt? Dan kun je deze koppelen aan je telefonieoplossing. Belt er een klant en is dat nummer bekend in je systeem? Dan heb je automatisch zijn of haar gegevens bij de hand. Ook kun je daarmee makkelijk het contact registreren. Deze functie biedt vooral meerwaarde bij klantenserviceafdelingen.

5. Wordt er veel tussen collega’s en vestigingen gebeld?

Bellen jullie als collega’s veel onderling? Zijn er verschillende bedrijfsvestigingen waar onderling veel gebeld wordt? Dan is het slim om deze te koppelen, zodat je jouw collega in de andere vestiging net zo makkelijk – en tegen hetzelfde tarief – belt als dat je een collega twee verdiepingen boven je zou bellen. Ook kun je ervoor kiezen om het onderling bellen af te kopen, zodat je onbeperkt onderling kunt bellen.

6. Wordt er ook via chat en video gecommuniceerd?

Naast dat we elkaar via de telefoon spreken, communiceren we ook vaker via chat of video met elkaar. Moderne telefonieoplossingen laten zich eenvoudig koppelen aan een Unified Communications-oplossing, waarbij ook chat en videoconferencing tot de mogelijkheden behoren. Zo kies jij voortaan hoe je wilt communiceren met je collega’s of klanten.

Cloudtelefonie maakt het mogelijk Welke eigenschappen je ook wilt implementeren om jullie bereikbaarheid te verbeteren, met cloudtelefonie is het mogelijk. Doordat hierbij geen telefooncentrale meer op locatie is, maar in een datacenter van bijvoorbeeld KPN of Vodafone, kunnen functionaliteiten snel en makkelijk worden toegevoegd en aangepast.

Wil je de (telefonische) bereikbaarheid van jouw bedrijf verbeteren? Laat ons je dan adviseren over de inrichting van jullie telefonieoplossing. We helpen graag.