Zes handige Office 365 tips & trucs

De meeste medewerkers maken dagelijks gebruik van één of meerdere Office 365-toepassingen zoals Outlook, Word en PowerPoint. Deze apps zitten boordevol slimme toepassingen en er komen alsmaar meer handige functies bij. We zetten zes nieuwe Office 365 tips & trucs op een rijtje. 

1. Word en Outlook lezen je voor 

Ben je druk bezig, of onderweg, en wil je weten wat er in een document of e-mail staat? Laat Word of Outlook je dan voorlezen. Selecteer de tekst die je voorgelezen wilt hebben en klik via Controleren op Voorlezen. De uitgesproken woorden worden tegelijkertijd gearceerd weergegeven, waardoor deze functie ook mensen met dyslexie kan helpen met lezen. 

2. Chatten terwijl je aan het werk bent in Word, PowerPoint of Excel 

Voortaan kun je makkelijk chatten met een medeauteur als je aan het werk bent in een Word-, PowerPoint- of Excel-bestand. Heb je allebei het document geopend, dan verschijnt automatisch een chaticoon rechtsboven in je scherm. Ben je de enige die het document heeft geopend, dan is dit icoon niet zichtbaar. Het document zal hiervoor wel op een gedeelde netwerklocatie moeten staan. 

3. Tekst direct vertalen in Word 

Je tekst vertalen naar een andere taal kan ook makkelijk vanuit je Word- of PowerPoint-bestand. Natuurlijk kun je Google Translate gebruiken in je browser, maar via Microsoft Translate vertaal je teksten in het programma zelf en hoef je dus niet te wisselen tussen verschillende vensters. 

4. Stuur een koppeling in plaats van een kopie 

Werk je samen met collega’s aan een project of bestand? Verstuur dan geen kopieën over en weer, maar verstuur een koppeling. Dit is een link naar het bestand op jullie gedeelde werkruimte. Hierdoor voorkom je dat er verschillende versies in omloop zijn en bespaar je tegelijkertijd op netwerkbelasting – zeker bij grote bestanden. Dit is mogelijk in chats bij bijvoorbeeld Teams, maar ook per e-mail kun je de koppeling delen. Selecteer Bestand bijvoegen > Door weblocaties bladeren > OneDrive. 

5. Niet typen maar praten 

Gebruik je een microfoon? Kies dan voor de dicteerfunctie en laat Word, PowerPoint of Outlook typen terwijl jij praat. Gebruik hiervoor de knop Dicteren via Start. Het is belangrijk dat je duidelijk en helder praat. Wanneer je een leesteken zoals punt of komma wilt gebruiken, spreek je de naam van dat leesteken uit. Een ideale functie als je wat langere verhalen of verslagen wilt uitwerken. 

6. Tag contactpersonen met een @vermelding  

Wil je nadrukkelijk de aandacht of actie van een bepaald persoon vanuit een Office-document zoals een PowerPoint- of Word-bestand? Gebruik dan de @Vermeldingen-functie wanneer je een opmerking invoegt. De vermelde persoon ontvangt dan een notificatie daarvan per e-mail. Het @vermelden werkt ook als je in Teams met elkaar chat en door in een e-mail @vermelding te gebruiken wordt deze persoon automatisch als geadresseerde meegenomen. 

Haal jij al alles uit Office 365?

Office 365 zit boordevol tools om sneller en efficiënter met elkaar samen te werken. Heb je het idee dat jij en je collega’s hier nog niet alles uit halen? Dan kijken we graag met je mee hoe jullie slimmer kunnen werken. Bij WilroffReitsma maken we IT en telecom graag simpel voor je.