De NBA, de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, stond voor een helder vraagstuk: hoe zorg je dat 120 medewerkers echt verbonden blijven met de organisatie, in een wereld waarin iedereen digitaal werkt en informatie razendsnel moet stromen? De ambitie was duidelijk, de timing was nu. Samen met WilroffReitsma en Adoptics realiseerde de NBA in korte tijd een moderne digitale werkplek, met Synigo Pulse als hart van de oplossing.
De NBA, de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, is een organisatie met zo'n 120 medewerkers in Hoofddorp. De NBA reguleert het accountantsberoep in Nederland: van het bijhouden van het register en het organiseren van permanente educatie tot het toezicht houden op accountantskantoren. Het is een veelzijdige organisatie met afdelingen die elk hun eigen taak en eigen werkritme hebben.
Voor de interne communicatie en samenwerking wilde de NBA een stap vooruitzetten. De wens was helder: een centrale digitale plek waar medewerkers nieuws kunnen volgen, collega's kunnen vinden en documentatie kunnen raadplegen. Een plek die aansluit op hoe mensen vandaag de dag werken, vanuit elke werkplek en elk apparaat. Intern lag er al een concreet wensenlijstje. Het inzicht was er al; wat ontbrak was de juiste combinatie van timing en een partner om het daadwerkelijk te realiseren.
Dat moment diende zich aan toen Henk Wever, hoofd ICT bij de NBA, een bredere IT-transitie in gang zette. De NBA werkte aan het uitbesteden van het beheer, een cloudmigratie en de overstap naar Microsoft Dynamics. Het was het logische moment om ook het intranet te vernieuwen en volledig te laten aansluiten op de moderne werkplekomgeving die de NBA voor ogen had. De ambitie was er al lang; nu was ook de urgentie er om er werk van te maken.
De NBA koos er bewust voor om de IT-transitie breed aan te pakken. Niet alleen de infrastructuur moderniseren, maar ook zorgen dat de digitale werkplek voor medewerkers echt beter wordt. Een nieuw intranet dat veilig in de cloud draait, bereikbaar is zonder omwegen en past in het Microsoft-ecosysteem dat de NBA al gebruikte, was daarin een logische en gewenste stap.
Henk omschreef het als een kans om meerdere dingen tegelijk goed te doen. De technische kant op orde brengen en tegelijkertijd iets neerzetten waar medewerkers echt iets aan hebben. Geen half werk, maar een oplossing die aansluit bij hoe de NBA wil werken: overzichtelijk, veilig en toegankelijk voor iedereen.
De NBA was al langer klant bij WilroffReitsma voor andere IT-diensten. Toen Henk op de website van Synigo de partnerlijst bekeek, zag hij WilroffReitsma staan. Een vertrouwd gezicht op een onbekend terrein. Hij belde Nick Visser, zijn vaste contactpersoon bij WilroffReitsma, en het gesprek was snel gevoerd.
Voor Henk was de bestaande relatie doorslaggevend: de zekerheid dat hij werkte met een partij die hij kende en die begrijpt hoe de NBA werkt. Wat volgde bevestigde dat gevoel. WilroffReitsma dacht vanaf het begin actief mee: niet alleen over de technische kant, maar ook over de aanpak, de tijdlijn en wat realistisch haalbaar was binnen de beschikbare capaciteit van de NBA. Ze schakelden snel, namen het initiatief waar nodig en zorgden voor een integrale oplossing door ook Adoptics aan te haken voor de begeleiding en adoptie op locatie. Zo werd het geen project dat de NBA zelf moest trekken, maar een samenwerking waarbij WilroffReitsma de regie pakte.
Anne Stuart, product owner weblandschap, sloot later aan in het traject en ervoer diezelfde betrokkenheid in de samenwerking met Adoptics. De lijntjes waren kort, de communicatie direct en er was altijd ruimte om mee te denken.
| "Een goede klant-leverancierrelatie is voor mij heel belangrijk. Bij WilroffReitsma had ik dat vertrouwen. We kennen elkaar, we spreken dezelfde taal en er is altijd bereidheid om samen een oplossing te vinden." Henk Wever, hoofd ICT bij NBA |
WilroffReitsma bracht Synigo Pulse in als onderdeel van de moderne werkplek en schakelde Adoptics in voor de begeleiding op locatie. Adoptics zorgde ervoor dat het platform niet alleen werd geïmplementeerd, maar ook daadwerkelijk werd gebruikt binnen de organisatie.
Chris Couenberg van Adoptics nam het projectmanagement volledig op zich, omdat de NBA intern geen capaciteit had voor een implementatieproject. Hij begeleidde niet alleen de techniek, maar ook de adoptie, inrichting en training, waardoor het intranet direct na livegang werd gebruikt.
Het traject begon met een praktische werksessie waarin de startpagina direct werd ingericht op basis van de behoeften van medewerkers. Verschillende informatiebehoeften binnen de organisatie werden snel inzichtelijk en direct vertaald naar de inrichting. Daardoor sloot het intranet vanaf de start aan op de praktijk.
Daarna volgde een CMS-training voor de beheerder, zodat de NBA na de livegang zelfstandig aanpassingen kon doen. Dit zorgde voor minder afhankelijkheid van externe partijen en meer eigenaarschap binnen de organisatie.
De scope werd bewust beperkt gehouden. Niet alles in één keer, maar eerst een solide basis die snel live kon. Hierdoor konden medewerkers direct aan de slag en werd verdere ontwikkeling mogelijk vanuit gebruik. Wachten op perfectie zou het project onnodig hebben vertraagd.
Op 17 februari 2025 ging het nieuwe intranet live. Door bewust te kiezen voor een lancering buiten de decemberperiode kon de introductie met voldoende aandacht plaatsvinden. De uitrol verliep soepel en werd direct opgepakt binnen de organisatie.
| "We zochten iemand die dit project bij ons kon trekken, want we hadden zelf geen capaciteit. Die hebben we meer dan gevonden. Iedereen werd op het juiste niveau meegenomen en begreep meteen hoe het werkte." Anne Stuart, product owner weblandschap bij NBA |
Sinds de livegang gebruiken medewerkers het platform actief in hun dagelijkse werk. Het personeelsoverzicht en de kennisbank zijn direct de meest geraadpleegde onderdelen en voor veel medewerkers vormt het intranet het startpunt van de werkdag.
De drempel om het intranet te gebruiken is volledig verdwenen. Medewerkers openen het eenvoudig op hun telefoon en hebben direct toegang tot alle informatie, zonder omwegen of extra stappen.
Ook de interne communicatie is zichtbaar verbeterd. Vragen komen direct bij de juiste persoon terecht, waardoor afstemming sneller verloopt en er minder ruis ontstaat binnen de organisatie.
Volgens de NBA zit het succes niet alleen in de techniek, maar juist in de aanpak. Door medewerkers actief mee te nemen in het proces en te kiezen voor een intuïtief platform, werd het intranet direct omarmd.
Het intranet vormt inmiddels de basis voor verdere ontwikkeling. Nieuwe functionaliteiten zoals een mobiele app, evenementenmodule en Power BI-rapportages worden stapsgewijs toegevoegd. Zo groeit het platform door tot de centrale werkplek binnen de moderne IT-omgeving van de NBA.
WilroffReitsma helpt mkb-organisaties bij het moderniseren, beheren en beveiligen van hun digitale werkomgeving. Van advies en implementatie tot training en beheer: als jouw persoonlijke gids naar IT zonder kopzorgen. Neem contact op en ontdek wat er mogelijk is.
