Eerder deelde collega Roy van Leeuwen al elf manieren waarop je slimmer werkt met Portall, onze werkplekoplossing in de cloud waarmee je veilig en efficiënt kan samenwerken. Maar voordat je dat resultaat bereikt, is er nog een implementatietraject te doorlopen. Eerlijk is eerlijk, deze weg is niet recht en zonder hobbels. Maar met deze tips van Roy is het IT-adoptieplan wel makkelijker te bewandelen.
Kijk niet naar de technische mogelijkheden van een IT-oplossing, maar stel de gebruiker en de processen centraal; waar loop je nu tegenaan of welke (communicatie)behoeften zijn er nu in de organisatie? Waar wil je als organisatie heen? Door eerst goed in kaart te brengen welke processen er in de organisatie zijn en welke kant jullie op willen, kiezen we samen een oplossing die het beste resultaat heeft.
Het inventariseren van de behoeften houdt niet op bij de directie en IT-afdeling. Je zou misschien denken dat dit logisch is, maar in het verleden zagen we nog vaak dat IT-oplossingen geïmplementeerd werden zonder de eindgebruikers bij het proces te betrekken. Er wordt vóór hen bepaald in plaats van mét hen overlegd. Zonde! De gebruiker heeft de ervaring vanuit de praktijk en kan je daardoor van waardevolle input voorzien. Betrek je collega’s. Dit zorgt voor meer betrokkenheid en daarmee een succesvoller IT adoptieplan.
Verandering gaat niet bij iedereen vanzelf; bij de ene persoon kan het niet snel genoeg gaan, anderen hebben er wat meer moeite mee. Om iedereen mee te krijgen is het belangrijk vanaf het begin af aan te blijven communiceren. Over de ideeën, de tijdsplanning, veelgestelde vragen, de achterliggende reden; noem maar op. Gebruik je intranet, Yammer-feed, interne nieuwsbrief of zelfs het ouderwetse prikbord in de kantine, maar communiceer.
Om collega’s vertrouwd te maken met een nieuwe communicatieoplossing en manier van werken, is het geven van een of meerdere trainingen aan te raden. Zorg dat je een testomgeving of -situatie creëert waarin medewerkers zelf ‘aan de knoppen’ kunnen zitten. Neem er ruim de tijd voor zodat iedereen bij livegang direct aan de slag kan. Het neemt spanning en onzekerheid bij medewerkers weg en voorkomt dat de continuïteit van de dienstverlening in het geding komt.
Om nieuwe oplossingen succesvol in gebruik te nemen is het aanstellen van een hero – noem het een ambassadeur of specialist – aan te raden. Hij of zij is dan het aanspreekpunt binnen een bepaald team of bepaalde afdeling. Medewerkers vragen vaak makkelijker een directe collega hoe iets werkt in plaats van contact op te moeten nemen met de IT-afdeling. En tegelijkertijd vermindert het aanstellen van een hero de belasting van de IT-beheerder.
Uit eerste hand hebben we kunnen ervaren hoe een succesvolle IT adoptieplan van Portall verloopt; bij WilroffReitsma zijn we zelf ook allemaal overgestapt naar deze nieuwe manier van werken. Ondanks dat elke implementatie anders is, zijn we er met onze manier van werken gerust op dat we ook bij jouw bedrijf Portall succesvol kunnen implementeren.
In dit whitepaper ontdek je meer over Portall, de cloud werkplek van WilroffReitsma aan de hand van een study case. Ook vertellen we meer over de kosten en verschillende licenties.
