Microsoft Teams is de online omgeving die samenwerking tussen collega’s en zakelijke partners naar een hoger niveau tilt. De oplossing is onderdeel van Office 365 en Microsoft 365 en wordt gehost in de cloud. Naast dat je hier mappen en bestanden kunt opslaan en delen, beschikt de tool ook over allerlei slimme manieren om samen te werken. Collega Frank Schuurman zet de belangrijkste voor je op een rij voor samenwerken in Teams.
Als gebruiker binnen Microsoft Teams kun je groepen aanmaken voor bepaalde projecten, of voor bijvoorbeeld een aparte afdeling. Hiervoor hoef je geen IT-beheerder te zijn, zolang je maar van de IT-beheerder rechten hebt gekregen om dit binnen je organisatie te kunnen opzetten.
Hiermee creëer je een afgeschermde groep met alleen díe mensen die je toegang wilt geven. Je kunt naast collega’s ook externe leveranciers, klanten, relaties of partners uitnodigen en zo de samenwerking met hen een stuk makkelijker maken voor iedereen. Samenwerken in Teams wordt zo stukken gemakkelijker!
In Teams is het mogelijk om mappen en bestanden te plaatsen en die met al je projectleden te delen. Creëer zonder tussenkomst van de IT-afdeling een mappenstructuur die voor jullie werkt. Werk tegelijkertijd in dezelfde bestanden waar wijzigingen ook direct in worden opgeslagen. Je hoeft dus nooit meer bestanden over en weer te mailen met het risico dat je werkt met verouderde versies. Wil je toch een bestand mailen? Dan deel je een link naar het document in de cloud in plaats van het document zelf.
Samenwerking in Teams wordt ook veiliger omdat de bestanden in de cloud staan opgeslagen. Zo ben je er zeker van dat ze veilig zijn. Er hoeven ook geen bestanden lokaal opgeslagen te worden, waardoor jij als IT-beheerder eenvoudig het overzicht behoudt.
Ben je af en toe het overzicht in je mailbox kwijt? Vraag je je regelmatig af waarom je weer in de cc meegenomen wordt? Door te chatten – in een groep of een-op-een – stem je dingen veel efficiënter af. Tegelijkertijd houd je je mailbox opgeruimder en overzichtelijker. Nog een bijkomend voordeel: chat werkt vaak nét even wat sneller omdat doorgaans vlotter op een chatbericht wordt gereageerd dan op een e-mail.
· Presence-informatie Een andere handige functie in Microsoft Teams is presence-informatie. Je kunt je status aanpassen naar online, bezet of afwezig. Collega’s of andere teamgenoten kunnen dit zien en weten zo direct of ze jou direct kunnen bereiken, even moeten wachten met bellen of beter een berichtje kunnen sturen. Je voorkomt dat je onnodig belt en de voicemail te horen krijgt.
De videovergadering wordt de laatste jaren steeds vaker ingezet als alternatief voor het fysiek samenkomen. Dat is geen verrassing; doordat je overal via een internetverbinding kan deelnemen aan een videovergadering, zijn jij en je collega’s flexibel in hun werkplekkeuze. Deze kan dus prima je thuiskantoor of een andere vestiging zijn.
Microsoft Teams neemt de volledige functionaliteiten van Skype for Business over. En aangezien Skype for Business per 2021 uitfaseert, kan je het beste zo snel mogelijk over naar Teams. In Teams kan je binnen zowel groepen als een-op-een kun je mensen bellen of een videogesprek starten. Tijdens een videogesprek is het ook mogelijk om samen in bestanden te werken en eventueel je scherm te delen en zo een demonstratie te geven.
Wist je dat je met Teams zelfs een eigen webinar kunt houden? Daarmee kun je een online seminar houden voor een grote groep mensen. In Microsoft Teams heet een webinar een ‘Live gebeurtenis’. Genodigden kunnen de seminar op hun eigen computer of smartphone volgen, zowel live als op een later moment. Je kunt ervoor kiezen om de webinar alleen intern te houden of ook personen van buitenaf toe te laten. Het is aan te raden om met minimaal twee personen een webinar te geven: een persoon die presenteert en een persoon die regisseert vanaf zijn laptop.
Meer weten? Wil je meer weten over samenwerken in Teams en alle mogelijkheden? Dan vertel ik je daar graag meer over, wij zijn namelijk officieel Microsoft Partner! Neem contact met me op via frank.schuurman@wilroffreitsma.nl of bel op 06-83555554.
