Op 20 september hadden wij de primeur van onze Learn & Lunch Kennissessie over Portall, onze moderne werkplekoplossing, op ons kantoor in Amersfoort. Voor een selecte groep relaties hebben wij een interactieve sessie georganiseerd over het vergroten van productieve (online) samenwerking en het rendement van een organisatie.
Lees hieronder het verslag van medeorganisator en marketingverantwoordelijke Leon Mulder.
Online werken is niet meer weg te denken uit deze tijd: overal zie je mensen op mobiele apparaten aan het werk. Online werken kan meer flexibiliteit, productiviteit en veiligheid opleveren. Maar tegelijkertijd brengt een mobiele werkplek uitdagingen met zich mee . Hoe zorg je er namelijk voor dat je medewerkers op een prettige en veilige manier thuis (of op een andere locatie) kunnen werken? Wat zijn de meest voorkomende valkuilen van online communicatie? En bovenal: hoe kan een mobiele werkplek als Portall de samenwerking in iedere organisatie verbeteren? Vragen die voor velen herkenbaar bleken, dus op deze en meer vragen geven we antwoord tijdens onze kennissessie.
Organisaties over de hele wereld ondergaan op dit moment een transformatie die is aangewakkerd door ontwikkelingen op technologisch gebied. Tijdens de keynotes van CEO Michiel Verhooren en Sales Director Eric van den Hatert zijn we dieper ingegaan op deze trends en ontwikkelingen. Denk hierbij aan het verzamelen en gebruiken van big data om belangrijke informatie te vergaren en bijvoorbeeld klantprofielen mee te maken. Denk ook aan de opkomst van het Internet of Things, waarmee je bijvoorbeeld je thermostaat en koelkast kunt verbinden met je netwerk.
Iedereen deelde de mening dat met deze wijzigingen, maar ook met de intrede van de GDPR-wetgeving, het onderwerp security steeds belangrijker wordt. Hoe kan een organisatie haar meest waardevolle informatie veilig en beheersbaar houden?
We merken daarnaast natuurlijk dat social media niet meer weg te denken zijn. Het gebruik van Facebook, WhatsApp, LinkedIn, maar ook Skype (for Business) en FaceTime zijn de normaalste zaak van de wereld geworden. De nieuwe generatie, millennials, is namelijk gewend om met deze applicaties te werken en bepalen daarmee ook voor een belangrijk deel wat zakelijk gemeengoed is/wordt. Dit zien we ook terug in de keuze voor bepaalde devices waarmee gecommuniceerd wordt.
De gemene deler in deze ontwikkelingen is de vervaging van de scheidslijn tussen werk en privé. Individuen wensen overal dezelfde ervaring te krijgen. En dit zorgt voor een duidelijke verschuiving in de manier waarop we werken en de tools waarmee we werken.
Na de keynotes hebben Technical Lead Lucas van de Pieterman en Pre-Sales Consultant Frank Schuurman een praktische workshop gepresenteerd waarin we bezoekers een inkijkje hebben gegeven in ons nieuwe platform Portall. Tijdens dit interactieve element ging men direct vol enthousiasme aan de slag met de nieuwe moderne werkplek.
De workshop is opgedeeld in een aantal cruciale onderdelen. We zijn gestart met de interface van Portall; de plek waar je als gebruiker komt als je de browser opent (de startpagina als het ware). In deze omgeving is alle bedrijfsinformatie centraal weergegeven. Alle bedrijfsapplicaties waar een gebruiker toegang toe heeft (of het nu een RDS-applicatie, een webapp of een daadwerkelijk geïnstalleerd softwarepakket is) staan in één overzicht. Daarnaast vind je er een overzicht van door jou gebruikte documenten, populaire open documenten in de organisatie, jouw agenda en zelfs een nieuwsfeed. Er werd enthousiast gereageerd op de mogelijkheid om andere widgets eenvoudig naar eigen smaak toe te voegen, waardoor de omgeving volledig te personaliseren is.
Een van de uitgangspunten van het moderne samenwerken is dat je altijd, overal en op elk apparaat kunt werken. Printen is hiervan een essentieel onderdeel, hoewel wij bij WilroffReitsma steeds meer streven naar een paperless office. Het gebruikmaken van printers over meerdere vestigingen of afdelingen is daarmee een vereiste. Door de toevoeging van een cloudprintoplossing wordt bepaald welke printer binnen handbereik is, op basis van de locatie van de gebruiker en het gebruikte netwerk (op kantoor of thuis).
Het laatste en belangrijkste onderdeel van de sessie is Microsoft Teams. Deze applicatie biedt een centrale plek voor alle teams/afdelingen binnen een organisatie, inclusief de mogelijkheid tot chatten en (video)bellen, zowel privé als in groepsverband. En inclusief de mogelijkheid om gezamenlijk realtime aan documenten te werken, data uit andere bronnen te integreren en een dynamische taakverdeling te maken. Microsoft Teams brengt alles wat je leuk vindt aan Office 365 in één centrale hub. Het is een effectieve, snelle en vriendelijke teamwerkruimte met uitgebreide communicatiefuncties.
Het laatste element van de workshop is de adoptie van de moderne werkplek en de nieuwe mogelijkheden. Jouw werkplek draait namelijk om veel meer dan alleen technologie. Snel, slim en effectief samenwerken begint bij adoptie van jouw digitale werkomgeving Portall. Want hoe halen jij en jouw medewerkers meer uit je werkdag? Wij hebben hiervoor een stappenplan ontwikkeld met als uitgangspunt de moderne werkplek Portall. Dit stappenplan gebruiken we om organisaties persoonlijk te begeleiden bij de verandering binnen de organisatie. Dit is gericht op het faciliteren en ondersteunen van de medewerkers en met bovenal een eenduidige gebruikersbeleving. Deze digitale werkwerkplek moet namelijk in het geheel worden ingebed in een organisatie om het maximale rendement te behalen. Slimmer werken begint immers met activiteiten als kennis delen, samenwerken in projecten en zakelijk sociaal netwerken/communiceren.
Met deze workshop laten we relaties ontdekken hoe de functionaliteiten van Portall de samenwerking in iedere organisatie simpel maken. Dit doen we bijvoorbeeld door eenvoudig en realtime als projectteam in dezelfde documenten te werken. Dit doen we ook door gezamenlijk in één omgeving te communiceren en deze data direct op te slaan, waarmee e-mails ouderwets worden. En dit alles doen we vanuit een centraal vertrekpunt waar alle applicaties, collega’s, documenten en (bedrijfs)nieuwtjes samenkomen. Samenwerken was nog nooit zo simpel.
Wil je meer weten over Portall? Wil je ook een kennissessie bijwonen? Check dan onze Portall pagina of schrijf je direct in voor onze volgende Portall Learn & Lunch Kennissessie!
