Op kantoor werken collega’s op verschillende manieren met elkaar samen. Bij digitaal samenwerken wordt echter vaak te snel gekozen voor videocalls. Dat kan veel efficiënter, zo vindt ook de Amerikaanse werkplekspecialist Sam Marshall. Hij vertaalde zes fysieke samenwerkingsvormen naar digitale varianten. Wij vertellen je graag welke werkplekoplossingen daar het beste bij passen, zodat je collega’s optimaal digitaal samenwerken.
- Hive: samenwerken in een grote groep
De hive is een relatief grote groep mensen die gezamenlijk vergelijkbare taken uitvoert. Vaak gebeurt dat in een open kantoorruimte. Denk aan de administratie, boekhouding en de IT-afdeling. Kenmerkend voor de hive zijn korte onderlinge lijnen en een hoge mate van interactie onder collega’s. Online vertaalt dit zich in digitale samenwerkingsomgevingen zoals Microsoft Teams. Hierin kunnen collega’s elkaar via chat updaten, bestanden delen en elkaars werk inzien. Dat werkt een stuk flexibeler dan constant te moeten videobellen. - Huddles: kleine teams met één taak
In een huddle werken projectleden van kleine teams samen aan een gezamenlijke taak binnen een besloten omgeving. Een voorbeeld is het beheren van security voor klanten die hun IT-omgeving hebben uitbesteed. Ook in deze samenwerkingsvorm is er veel communicatie tussen collega’s en wordt er samen naar een doel toegewerkt. Microsoft Teams biedt ook hier veel meerwaarde. Hiermee creëer je snel een afgesloten omgeving waarin teamleden op verschillende manieren met elkaar kunnen samenwerken. - Hubs: brede toegang tot informatie
Een hub is een open en dynamische omgeving waarin je per geval met veel verschillende soorten informatie in aanraking komt. Denk aan de bedrijfskantine of de bekende wandelgangen. Ook digitaal creëer je eenvoudig dit soort hubs. Denk bijvoorbeeld aan een intranetomgeving, zoals Microsoft SharePoint. Hiermee kun je je eigen breed toegankelijke social network samenstellen, waarin bepaalde onderwerpen worden uitgelicht. Denk aan wijzigingen in bedrijfsbeleid, algemene berichten en aankondigingen. - Hang-outs: versterken van medewerkerstevredenheid
Collega’s die zich verbonden voelen met de organisatie zijn productiever. De hang-out kan daar een grote rol in spelen. Dit zijn omgevingen die niet om werk draaien, maar het werkplezier onder collega’s verhogen. Denk aan een comfortabele lounge area of spelletjesruimte op kantoor. Digitaal zijn er talloze alternatieven. Denk aan een speciaal hiervoor ingerichte SharePoint-omgeving, waar iedereen leuke foto’s en video’s uit zijn of haar privéleven kan delen. Dat draagt al snel bij aan een goede werk-privébalans. - Hermit: geconcentreerd werken zonder afleiding
Alleen werken zonder afleiding: hét kenmerk van de hermit. Menig thuiswerker zal zich in deze persona herkennen. Toch kunnen binnenkomende oproepen, videobelletjes, notificaties en andere afleidingen je concentratie flink verstoren. Schakel daarom zoveel mogelijk stoorzenders uit. Zet je smartphone op de stille stand, blokkeer je social media en werk in een rustige ruimte. Met oplossingen als Unified Communications blijf je optimaal digitaal samenwerken, maar stel je zelf je beschikbaarheid in. Goed voor je concentratie en je productiviteit. - Harbour: veilige overdracht van informatie
Een harbour is een ruimte waarin veilig samenwerken met personen van buiten kantoor centraal staat. Denk aan het uitwisselen van bestanden met partners en leveranciers. Digitaal moet dit net zo makkelijk, snel en veilig kunnen als fysiek. De beste manier om dat te bereiken is door externe relaties gedeeltelijk toegang te geven tot je digitale werkomgeving. Dit kan ook uitstekend met Microsoft Teams, waarbij je externe gasten beperkt toegang verleent tot één team en niet de volledige werkomgeving. Daardoor heb je niet te maken met beperkingen rondom bestandsgrootte en komt de informatie altijd direct bij de juiste persoon of afdeling terecht.
Download de whitepaper
Ook optimaal digitaal samenwerken? Wil je nog meer weten over hoe je van je digitale samenwerkingen een succes maakt? Download dan ons eBook ‘Succesvol online samenwerken’. Hierin delen we tips waarmee je je collega's op iedere locatie productief, flexibel en veilig laat werken. Handig, want zo weet je meteen waar je aan toe bent en maak je direct de juiste stappen.
Ook optimaal digitaal samenwerken?
Wil je jouw collega’s ook optimaal digitaal laten samenwerken? Wij kijken graag met je mee naar de beste mogelijkheden. Persoonlijk advies, toekomstbestendige maatwerkoplossingen en specialistische kennis vormen de uitgangspunten van onze dienstverlening. Je bent daardoor verzekerd van oplossingen waarmee je je collega’s lange tijd volop productief laat werken
