Menu
Sluiten
Slimmer communiceren beperkt zich niet tot communicatie met je klanten. Ook intern valt er nog vaak winst te behalen. Het verbeteren van de interne communicatie kan je dienstverlening en de productiviteit van je medewerkers namelijk een flinke boost geven.
En ondanks dat elke organisatie (en dus iedere medewerker) ‘iets’ met interne communicatie moet, staat het verbeteren ervan lang niet bij iedereen hoog op de agenda. Want hoe zorg je ervoor dat álle medewerkers bereikt worden, dat de rollen en verantwoordelijkheden goed gedefinieerd zijn én dat iedereen actief oppikt wat er vanuit hogerhand gecommuniceerd wordt? Een goed doordacht communicatieplan is dan essentieel. Hoe je dat aanpakt? In dit artikel delen we 7 tips voor het verbeteren van de interne communicatie.
Interne communicatie bestaat uit alle vormen van informatie-uitwisseling voor en door medewerkers. Het gaat hierbij zowel om de formele en informele communicatie in de organisatie.
Voorbeelden van interne communicatie zijn:
Het voornaamste doel van interne communicatie? Het verbinden van mensen met de organisatie. Ervoor zorgen dat medewerkers zich betrokken voelen bij hun collega’s en de organisatie.
Je kan interne communicatie dan ook wel zien als het cement dat collega’s en afdelingen bij elkaar houdt. Onderzoek van Gallup wijst zelfs uit dat een goede medewerkersbetrokkenheid leidt tot een hogere productiviteit, hogere omzet én een lager personeelsverloop.
Maar er zijn meer redenen waarom jij de interne communicatie van je organisatie zou moeten willen verbeteren. Met een goede interne communicatie:
Wil je de interne communicatie binnen jouw bedrijf verbeteren? Stel jezelf dan eerst een aantal vragen, zodat je gericht stappen kunt zetten. Vragen zoals ‘Welke rol speelt communicatie binnen jouw organisatie?’, ‘Op welke manier(en) wordt nu intern gecommuniceerd en hoe werkt dat?’, ‘Welke doelen moet de interne communicatie nastreven?’. Aan de hand van deze vragen creëer je een interne communicatiestrategie of communicatieplan. Bedenk dit niet in de directiekamer, maar betrek medewerkers van alle lagen uit de organisatie bij het opstellen van een intern communicatieplan.
Weten alle teams en afdelingen van elkaar wat ze doen? Werken ze vaak samen? Door ze met elkaar in contact te brengen, maak je kennisuitwisseling mogelijk. Vaak zit er veel (verborgen) kennis bij afdelingen en andere collega’s. Door deze te delen kan de productiviteit worden verhoogd. Daarnaast helpt een goede interne communicatie het ontstaan van zogeheten eilandjes voorkomen. En het verbetert de band van collega’s onderling, wat de samenwerking alleen maar ten goede komt.
Organiseer bijvoorbeeld maandelijks een kennislunch om bedrijfsupdates en kennis met elkaar te delen. Of plan een teambuildingsuitje in om je collega’s ook op andere vlakken te leren kennen.
Wie regelt er binnen jullie bedrijf de interne communicatie? Wie is verantwoordelijk voor de inhoud en voor de techniek? Zorg ervoor dat dit voor iedereen in de organisatie duidelijk is. Schakel een aantal gemotiveerde en enthousiaste collega’s in die het voortouw nemen en collega’s kunnen enthousiasmeren bij te dragen aan de interne communicatievoorzieningen.
Er zijn allerlei tools beschikbaar om je interne communicatie mee te verbeteren. Sommige heb je misschien al tot je beschikking, andere zijn wellicht makkelijk te implementeren. Een digitale werkplek zoals Portall, een samenwerkingsplatform zoals Microsoft Teams of een sociaal intranet op basis van SharePoint zijn ideaal om projecten te bespreken en kennis en ideeën uit te wisselen.
Kan je wel wat hulp gebruiken bij het implementeren van de juiste (samenwerkings)tools? De specialisten van WilroffReitsma helpen je hier graag bij. Tijdens een gesprek bespreken we jullie wensen en bepalen we samen de stip op de horizon. Vervolgens gaan wij aan de slag met het implementeren en beheren van de juiste tools.
In hiërarchische organisaties kan interne communicatie nogal van boven naar onder plaatsvinden. Om echt van elkaar te leren en ideeën en kennis uit te wisselen, is het belangrijk dat je hiervoor ruimte en gelegenheid biedt. Geef collega’s ook het gevoel dat zij zich niet geremd hoeven te voelen bij het geven van feedback.
Bijvoorbeeld door periodiek een anoniem medewerkerstevredenheidsonderzoek te houden. Door te luisteren naar de feedback van je medewerkers, er verbeteracties aan te koppelen én hierover te communiceren, zet je de belangrijke stappen in het verbeteren van je interne communicatie.
Het is tegenwoordig gemakkelijk om een bericht te delen met iedereen in de organisatie. Het gevaar schuilt – zeker bij grotere organisaties – dat dit een overvloed aan communicatie met zich meebrengt. En dat kan weer ten koste gaan van belangrijke mededelingen. Zorg daarom dat je de berichtenstroom monitort en eventueel categoriseert, zodat belangrijke mededelingen niet ondergesneeuwd raken.
Het is goed om na een bepaalde periode met elkaar te evalueren hoe iedereen de interne communicatie ervaart. Als je per afdeling een aantal verantwoordelijke personen hebt aangewezen, zou je met hen een bijeenkomst kunnen plannen. Belangrijk is dat zij op voorhand bij hun team de ervaringen hebben geïnventariseerd. Op die manier krijg je een beeld van de hele organisatie. Ga het gesprek open aan, zoek vooral naar oplossingen en blijf kennis met elkaar uitwisselen.
Misschien hebben we je aan het denken gezet met deze 7 tips. Heb je zelf ook ideeën over het verbeteren van jouw interne communicatie en wil je hierover van gedachten wisselen? We denken graag met je mee. Tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek bijvoorbeeld. Neem hiervoor contact met ons op: telefonisch of via het contactformulier.
