Eindelijk vakantie, tijd om te relaxen en even de knop om te zetten. Maar hoe voorkom je dat je ’gestoord’ wordt op je mobiel of tablet die je ook privé gebruikt? Ingrid Hulst deelt tips voor je voicemail, Teams en Outlook.
Een van de belangrijkste zaken om aan te passen wanneer je op vakantie gaat is je zakelijke voicemail. Spreek deze opnieuw in en laat de beller weten dat je op vakantie bent. Laat ook weten wanneer je terug bent en wat de beller eventueel in de tussentijd kan doen. Start bijvoorbeeld met ‘Goedendag! Op dit moment ben ik op vakantie. Op datum X ben ik er weer.’ Vervolgens wat je verder nog wilt delen. Met deze volgorde bespaar je de beller tijd omdat hij snel weet waar hij aan toe is.
Microsoft Teams is dé tool om in samen te werken. Daarom gebruiken velen deze app ook op hun smartphone of tablet. Maar wat als je deze meeneemt op vakantie en niet steeds ‘gestoord’ wilt worden? Wil je helemaal niet gestoord worden, dan kan je je afmelden voor Teams, of je kunt de app tijdelijk verwijderen van het toestel. Teams blijft namelijk meldingen geven, ook al staat jouw status op offline en laat je weten dat je op vakantie bent.
Wil je de app niet verwijderen of afmelden? Dan kun je een aantal zaken aanpassen om de stroom
aan informatie en meldingen zoveel mogelijk te beperken.
Je status in Teams wordt overal getoond waar je profielfoto of -naam zichtbaar is. Dat gebeurt
automatisch, zowel in Teams als in Outlook.
Onderdeel van je gebruikersprofiel in Microsoft Teams (en de rest van de Office 365-omgeving) is je beschikbaarheid. Hiermee laat je bijvoorbeeld weten of je beschikbaar bent, bezet of offline. Standaard kan iedereen in je organisatie die Teams gebruikt je beschikbaarheid zien.
Het instellen van de afwezigheidsassistent wordt vaak verward met het statusbericht (zoals
hierboven uitgelegd). Dit werkt als volgt:
Grote kans dat jij als Teams-gebruiker de mobiele app van deze tool op je smartphone of tablet hebt staan. Ga je op reis en wil je het aantal notificaties terugbrengen? Dan kun je hier de volgende instellingen wijzigen.
Zet het schuifje Geluid afspelen voor binnenkomende oproepen en meldingen en Voorbeeld bericht weergeven uit.
Hier kun je jouw bureaubladmeldingen en meldingen over activiteiten in Teams instellen. Onder Aangepast bekijk je de instellingen en wijzig je ze eventueel. In onderstaande afbeelding zie je dat alle meldingen alleen in de feed worden weergegeven. Zo krijg je hier geen melding van, en na je vakantie loop je alleen je feed door om te weten wat er allemaal is gebeurd.
Handig voor wanneer je terug bent: kies Standaardinstellingen terugzetten; al je aanpassingen worden weer ongedaan gemaakt.
Maak hier een keuze in wat voor jou het beste werkt.
Als iemand je tijdens je vakantie belt via Teams, dan is het fijn dat hij of zij bij je voicemail terechtkomt. Ook als je organisatie de vaste en mobiele telefonie niet gekoppeld heeft aan Microsoft Teams. Daarom kun je in Teams óók een voicemailbericht instellen. Dit werkt als volgt:
a. Voicemail: je onbeantwoorde oproepen worden naar je voicemail doorgeschakeld.
b. Nieuw nummer of contact: selecteer een collega die voor je waarneemt of zet hier je mobiele telefoonnummer.
c. Belgroep: stel een belgroep in. Je oproepen worden doorgeschakeld naar alle leden van de belgroep.
d. Kies of dat bij iedereen tegelijkertijd de oproep binnen mag komen, of dat dit in een bepaalde volgorde gebeurt.
Selecteer personen voor de belgroep en verbind vervolgens oproepen door wanneer nodig.
Om niet een tsunami van e-mails te hoeven doorscrollen na je vakantie is het handig om van tevoren een aantal Outlook-instellingen aan te passen.
Met regels kunt je binnenkomende e-mailberichten automatisch in mappen sorteren, bijvoorbeeld op basis van de afzender, geadresseerde of de prioriteit van het bericht. Ontvang je veel nieuwsbrieven en heb je daar nog geen speciaal mapje voor en geen regel voor ingesteld? Dan is dit wellicht het juiste moment daarvoor.
In Outlook online volg je deze stappen om regels in te stellen:
a. Klik op het tandwielicoon om naar de instellingen te gaan.
b. Klik onderaan rechts op Alle Outlook-instellingen weergeven.
c. Klink links op E-mail > Regels.
d. Klik op het plusteken om een nieuwe regel toe te voegen.
e. Geef de regel een naam en selecteer de voorwaarde(n) en handeling(en).
Bij deze regel worden alle e-mails afkomstig van Lucas van Cloud Champion en de map 1. Doen deze week opgeslagen.
Outlook kent nog een aantal handige functies om je afwezigheid te managen. Zo kun je met een aantal klikken…
Zo voorkom je dat niet gestoord wordt tijdens je afwezigheid. Klap die laptop dicht en geniet van de vakantie!
