Slimmer communiceren beperkt zich niet tot communicatie met je klanten. Het verbeteren van de interne communicatie kan je dienstverlening en de productiviteit van je medewerkers een flinke boost geven. Interne communicatie verbeteren? We delen zeven tips om aan de slag te gaan!
Het resultaat van betere interne communicatie
Waarom zou je de interne communicatie van je bedrijf willen verbeteren? Dat is omdat je met een goede interne communicatie:
- mensen elkaar laat vinden en het kennisniveau stijgt;
- betrokkenheid verhoogt bij collega’s en bij de organisatie;
- duidelijkheid kunt geven over de doelen en waarden van de organisatie, en
- mensen beter, sneller en efficiënter samen laat werken.
Interne communicatie verbeteren: 7 tips
- Stel een communicatieplan op
Wil je de interne communicatie binnen jouw bedrijf verbeteren? Stel jezelf dan eerst een aantal vragen, zodat je gericht stappen kunt zetten. Vragen zoals ‘Welke rol speelt communicatie binnen jouw organisatie?’, ‘Op welke manier(en) wordt nu intern gecommuniceerd en hoe werkt dat?’, ‘Welke doelen moet de interne communicatie nastreven?’. Aan de hand van deze vragen creëer je een interne communicatiestrategie of communicatieplan. - Interne communicatie verbeteren: Breng teams en afdelingen met elkaar in contact
Weten alle teams en afdelingen van elkaar wat ze doen? Werken ze vaak samen? Door ze met elkaar in contact te brengen maak je kennisuitwisseling mogelijk. Vaak zit er veel (verborgen) kennis bij afdelingen en andere collega’s. Door deze te delen kan de productiviteit worden verhoogd. Daarnaast helpt een goede interne communicatie het ontstaan van zogeheten eilandjes voorkomen. En het verbetert de band van collega’s onderling, wat de samenwerking alleen maar ten goede komt. - Zorg voor draagvlak en maak duidelijk wie verantwoordelijk is
Wie regelt er binnen jullie bedrijf de interne communicatie? Wie is verantwoordelijk voor de inhoud en voor de techniek? Zorg ervoor dat dit voor iedereen in de organisatie duidelijk is. Schakel een aantal gemotiveerde en enthousiaste collega’s in die het voortouw kunnen nemen en collega’s kunnen enthousiasmeren bij te dragen aan de interne communicatievoorzieningen.
- Gebruik de juiste hulpmiddelen
Er zijn allerlei tools beschikbaar om je interne communicatie mee te verbeteren. Sommige heb je misschien al tot je beschikking, andere zijn wellicht makkelijk te implementeren. Een digitale werkplek zoals Portall, een samenwerkingsplatform zoals Microsoft Teams of een sociaal intranet op basis van SharePoint zijn ideaal om projecten te bespreken en kennis en ideeën uit te wisselen. - Geef ruimte voor feedback
In hiërarchische organisaties kan interne communicatie nogal van boven naar onder plaatsvinden. Om echt van elkaar te leren en ideeën en kennis uit te wisselen, is het belangrijk dat hiervoor ruimte en gelegenheid wordt geboden. Geef collega’s ook het gevoel dat zij zich niet geremd hoeven voelen hierbij zodat jouw organisatie de interne communicatie verbetert!
- Voorkom een overvloed aan communicatie
Het is tegenwoordig gemakkelijk om een bericht te delen met iedereen in de organisatie. Het gevaar schuilt – zeker bij grotere organisaties – dat dit een overvloed aan communicatie met zich meebrengt. En dat kan weer ten koste gaan van belangrijke mededelingen. Zorg daarom dat je de berichtenstroom monitort en eventueel categoriseert, zodat belangrijke mededelingen niet ondergesneeuwd raken. - Evalueer met elkaar
Het is goed om na een bepaalde periode met elkaar te evalueren hoe iedereen de interne communicatie ervaart. Als je per afdeling een aantal verantwoordelijke personen hebt aangewezen, zou je met hen een bijeenkomst kunnen plannen. Belangrijk is dat zij op voorhand bij hun team de ervaringen hebben geïnventariseerd. Op die manier krijg je een beeld van de hele organisatie. Ga het gesprek open aan, zoek vooral naar oplossingen en blijf kennis met elkaar uitwisselen.
Misschien hebben we je aan het denken gezet met deze tips. Heb je zelf ook ideeën over het verbeteren van jouw interne communicatie en wil je hierover van gedachten wisselen? We denken graag met je mee. Lees ons artikel over efficiënt videovergaderen.
