Hoe wordt Microsoft Teams in jouw organisatie gebruikt?

Vandaag de dag werken veel bedrijven met Microsoft Teams. Wanneer ik klanten vraag waarvóór zij Teams gebruiken, beperkt het antwoord zich meestal tot chatten en vergaderen. Zonde, want Teams biedt zo veel meer functionaliteit! Ik vertel je graag meer over de mogelijkheden én voordelen van dit slimme samenwerkingsplatform.

Bepaal de toegang tot Microsoft Teams en Kanalen

Zoals je wellicht weet werkt Teams met Teams en Kanalen. Werk je veel samen in Teams, dan is het een ideaal middel om toegang tot bepaalde Kanalen en informatie in te regelen. Dit doe je op het moment dat je een nieuwe gebruiker toevoegt aan het Team. Ben je als lid van een Team toegevoegd, dan heb je automatisch toegang tot de publieke Kanalen van het Team. Het kan ook zijn dat er privékanalen binnen het Team zijn. Daar moet je apart aan worden toegevoegd. Hiermee bepaal je wie er toegang heeft tot welke bestanden. Je voorkomt een overvloed aan informatie voor de gebruiker én je kunt gevoelige informatie afgescheiden houden voor anderen wanneer dat nodig is.

Vind snel alle informatie die je nodig hebt

Bij een goede inrichting van Kanalen, mappen en bestanden staat alle informatie op een logische plek bij elkaar. Je gaat naar het juiste Team en het juiste Kanaal, en vindt daar álle informatie bij elkaar. Zowel de communicatie onderling, de chatgeschiedenis, alsook alle bestanden, notities en de taken in Planner, wanneer je deze gebruikt.

Doordat je op Team- of projectniveau alles bundelt, hoef je ook geen e-mails of groepschats door te spitten als je iets nodig hebt; je vindt alles vrij eenvoudig door te zoeken binnen het juiste Team en Kanaal. Binnen het Kanaal kun je op jouw beurt gebruikmaken van chats. Het is handig als je die per onderwerp start. Zo scroll je makkelijk door je chats en berichten heen.

Van brengen naar halen

Wanneer je met Teams werkt is de kans groot dat je toegang hebt tot veel Teams en Kanalen. Gelukkig hoef je dit niet de hele dag te monitoren zoals bij e-mailverkeer; je bekijkt de informatie wanneer je die nodig hebt. Dit is wat we ‘van brengen naar halen’ noemen.

Spreek met elkaar af dat je @mentions gebruikt in posts en groepschats wanneer het echt belangrijk is voor jou. Dit doe je door een @ te typen en direct daarna de naam van de persoon/personen, het Kanaal of het Team. De persoon die wordt gementioned krijgt een melding in Teams en/of per mail, afhankelijk van hoe hij zijn meldingen heeft ingesteld.

Door deze basisregel met elkaar af te spreken, hoef je voortaan alleen nog te scannen wanneer jouw input gevraagd is, in plaats van álles te lezen. Bijkomend voordeel is dat je snel alles kunt vinden wanneer je de informatie wél nodig hebt. Veel efficiënter dan alle CC-mailtjes.

Nieuwsgierig geworden?

Ben je nieuwsgierig geworden en wil je meer weten over het gebruik van Teams? Of wil je weten wat wij kunnen betekenen bij de inrichting of herinrichting van Teams, neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee.