Het verschil tussen Microsoft OneDrive, Teams en SharePoint

Microsoft 365 is een veelgebruikte verzameling aan apps en toepassingen om productief (samen) te werken. Afhankelijk van je abonnement heb je wel meer dan twintig verschillende apps tot je beschikking. Maar welke gebruik je nu voor welke vorm van samenwerking? Wat is het verschil tussen OneDrive, Teams en SharePoint? We leggen je uit in welke situaties deze apps de beste keuze zijn.

Van denken in mapjes…

Voordat we dieper ingaan op de verschillende oplossingen om samen te werken in de cloud, gaan we kort terug in de tijd. Vanaf het moment dat de computer zijn intrede deed in het bedrijfsleven zijn we opgevoed om in mappen te denken en daarmee structuur aan te brengen. Dit is echter een individuele benadering die lang niet voor iedereen even logisch is. Daarnaast staan die mappen vaak op een locatie opgeslagen die alleen vanuit die locatie toegankelijk is.

Naar altijd en overal bereikbaar

Kortom: deze manier van werken past niet meer bij de huidige wensen en eisen van werkend Nederland. We zijn altijd bereikbaar, connected, en hebben overal toegang tot de info die we willen. Je kunt stellen dat we qua informatievoorzieningen verwend zijn. Dan is een samenwerkingstool die die faciliteert wenselijk. En daar heeft Microsoft diverse apps voor beschikbaar. Maar gebruik je nu het beste Microsoft OneDrive, Teams, of toch SharePoint?

1. Microsoft OneDrive: de app als je vooral zelfstandig werkt

Van de drie oplossingen is OneDrive een van de eerste en bekendste applicatie. Het is Microsofts cloudopslag waarin je een eigen omgeving met mappen en bestanden kunt maken. De naam OneDrive zegt het ergens al: deze oplossing is vooral gericht op het gebruik door een individu. Ja, je kunt een bestand vanuit OneDrive delen met derden, maar er ontbreken mogelijkheden om samen in mappen aan projecten te werken en bijvoorbeeld met elkaar te chatten. Ben je vooral solo aan het werk en wil je vanaf elke locatie bij je bestanden via een veilige cloudopslag? Dan is OneDrive je oplossing.

2. Microsoft Teams: als het om teamwork gaat

Wanneer je met meerdere personen – eventueel vanuit verschillende organisaties – aan projecten werkt, biedt Microsoft Teams uitkomst. Deze online omgeving is veel meer dan een opslag van mappen en bestanden; je kunt met elkaar chatten, privé of in groepsverband, en je werkt samen aan verschillende bestanden. Vaak heeft iedereen de mogelijkheid om mappen aan te maken, bestanden te uploaden en aan te passen. Het is mogelijk om de bevoegdheden aan te passen en zo bepaalde personen geen mogelijkheid te geven tot het verwijderen van bestanden of het inzien van bepaalde mappen en bestanden, bijvoorbeeld. En dit kan allemaal zonder hulp van de IT-afdeling.

3. Microsoft SharePoint: voor selectieve informatievoorzieningen

De derde oplossing in het rijtje is Microsoft SharePoint. Ook via SharePoint maak je informatie beschikbaar voor meerdere collega’s. Alleen is het verschil dat SharePoint vooral wordt ingericht door de IT-afdeling en de typen documenten meer ‘vast’ van aard zijn. Denk hierbij aan brochures, formulieren, protocollen en procedures. Ook kan je instellen wie toegang heeft tot bepaalde mappen en bestanden. Het geheel is wat meer te controleren en daarmee beheersbaarder dan bijvoorbeeld Microsoft Teams, maar leent zich minder voor onderling samenwerken.

Meer informatie 

Wil je ook slimmer en effectiever samenwerken? Weet je niet welke oplossing het beste bij jullie past? Neem dan contact met ons.