IT-adoptietrajecten zijn nooit besloten feestjes, maar omvatten iedere afdeling. Om alle collega’s aan boord te krijgen én te houden, is communicatie essentieel. Dat kun je op veel verschillende manieren invullen. Graag lichten we een aantal voorbeelden voor je uit. Vanzelfsprekend staan wij voor je klaar om je te ondersteunen op al deze vlakken, zodat je in één keer goed van start gaat.
Communicatie als sleutel voor IT-adoptie
Overstappen naar een nieuwe IT-oplossing doe je vanuit een bepaalde gedachte. Misschien wil je je collega’s makkelijker of veiliger laten werken, of simpelweg bepaalde onderdelen moderniseren. Wat de reden ook is, je collega’s zijn degenen die met de nieuwe oplossing moeten werken. Betrek hen daarom zo intensief mogelijk. Dat kan op diverse manieren. Een vijftal effectieve voorbeelden:
- Betrek je collega’s vanaf het begin
Een overstap naar een nieuwe oplossing mag nooit als een verrassing komen. Dat bereik je door je collega’s vanaf het begin deelgenoot te maken van de overstap. Vertel hen over de reden van de overstap, en welke voordelen de nieuwe oplossing biedt voor hun werkzaamheden. Een IT-project gaat zo intern echt ‘leven’, waardoor je een solide basis voor IT-adoptie creëert.
- Stel een ambassadeur per afdeling aan
Overstappen op een nieuwe IT-oplossing kan tot vragen leiden binnen de gehele organisatie. Al die vragen neerleggen bij je IT-afdeling is onwenselijk. Stel daarom per afdeling een ambassadeur uit jouw eigen organisatie aan. Train hen en laat ze fungeren als aanspreekpunt. Daardoor weten ze precies wat de exacte impact van de nieuwe oplossing op hun takenpakket is. Vervolgens kunnen zij op hun beurt je andere collega’s trainen in het gebruik van de oplossing. Je IT-afdeling heeft zo alle tijd voor de technische kant van de overstap.
- Maak informatie toegankelijk via een online kennisbank
Vaak gebruiken organisaties een intranetomgeving voor het delen van belangrijke informatie met collega’s. Denk aan werkinstructies, handboeken en trainingsdocumentatie. Zo’n online kennisbank biedt ook meerwaarde bij IT-adoptietrajecten. Denk aan het beschikbaar maken van handleidingen over het gebruik van de oplossing. Zo voorkom je haperingen in de productiviteit en vergroot je het gebruiksgemak en zelfstandigheid onder collega’s.
- Organiseer inspiratiesessies
De meerwaarde van nieuwe IT wordt pas echt tastbaar in de praktijk. Nieuwe oplossingen moeten inspireren, zodat collega’s deze nog sneller omarmen. Via inspiratiesessies leren we je collega’s hands-on te werken met de oplossing, waarna ze deze kennis kunnen toepassen in de praktijk. Zo gaan je collega’s direct goed van start en haal je echt alles uit je nieuwe oplossing.
- Laat ons het werk doen
Natuurlijk hoef je al deze werkzaamheden niet alleen uit te voeren. WilroffReitsma ondersteunt je tijdens het gehele traject. We adviseren graag hoe je zo’n IT-adoptietraject in één keer goed aanpakt. We richten de intranetomgeving in zodat je die vervolgens helemaal zelf kunt vullen met content. Je collega’s hebben daardoor altijd toegang tot informatie die hen ondersteunt in hun werkzaamheden. Vanzelfsprekend leren we je graag werken met het contentmanagementsysteem. Zo maken we van jouw IT-project een doorslaand succes.
Wat kunnen we voor je doen?
Wil jij geen stress hebben om je IT-adoptietrajecten? Laat het ons weten, en wij zorgen ervoor dat je je nergens zorgen over hoeft te maken tijdens het IT-adoptie proces. Neem vandaag nog contact op met onze specialisten en wij gaan voor je aan de slag.
