De Coronacrisis laat een groot deel van werkend Nederland noodgedwongen vanuit huis werken. Dit kan lastig zijn voor een goede samenwerking met je collega’s. Maar ook op afstand wil je natuurlijk effectief kunnen samenwerken met je collega’s. Videovergaderen is hiervoor een ideale oplossing. Communiceren gaat immers net even effectiever als je elkaar kunt zien. Om optimaal te kunnen profiteren van videovergaderen is een aantal zaken belangrijk. We lichten ze graag voor je uit, zodat je kunt starten met efficiënt videovergaderen!
- Check je internetverbinding
Videovergaderen verloopt volledig online. Dat zorgt voor extra databelasting op je netwerk. Het is dan ook belangrijk dat je internetverbinding snel en stabiel genoeg is. Je wilt immers geen haperende beelden en wegvallend geluid. Bepaal daarom van tevoren hoeveel gebruikers er maximaal per sessie zouden kunnen deelnemen. Vervolgens helpen wij je graag met het juiste advies en, indien nodig, een update van je verbinding. Zo ga je in één keer goed op weg met efficiënt videovergaderen. - Kijk eens kritisch naar je devices
Videovergaderen is ontwikkeld om altijd en overal te kunnen communiceren. Het is dan ook belangrijk dat je mobiele devices ‒ laptops, smartphones, tablets ‒ voorzien zijn van de juiste hardware. Denk aan een goede camera en een microfoon met ruisonderdrukking. Een (draadloze) headset kan uitkomst bieden in drukkere omgevingen. Ook op het gebied van hardware is het verstandig specialistische kennis in te winnen, zodat je in één keer de juiste keuze maakt. - Ga voor gebruiksgemak
Gebruikersgemak is een van de belangrijkste onderdelen bij de keuze van een oplossing voor videovergaderen. Ingewikkelde inlogprocedures kunnen immers een bron van frustratie zijn en de effectiviteit verstoren. Zorg er dus voor dat iedereen eenvoudig met de oplossing kan werken. Maak je al gebruik van videovergaderen? Zorg dan dat iedere deelnemer op tijd de juiste inloggegevens heeft vóór aanvang van de vergadering, zodat je geen vertraging oploopt. - Maak vooraf goede afspraken
Net als bij ‘live’ meetings dragen afspraken vooraf bij aan een effectieve vergadering. Deel van tevoren een lijst met onderwerpen en blijf on topic. Zorg ervoor dat je een aantal minuten vóór aanvang van de meeting bent ingelogd. Moeten wachten op deelnemers kan erg irritant zijn en is bovendien weinig efficiënt. Het is tevens verstandig om het aantal deelnemers beperkt te houden. Dit maakt het een stuk makkelijker om de rode draad tijdens meetings te bewaren - Vermijd storende omgevingsfactoren
Passerende mensen, luide muziek en andere omgevingsgeluiden kunnen voor afleiding zorgen tijdens videovergaderen. Daarom is het verstandig om een rustige werkomgeving te kiezen. Denk bijvoorbeeld aan je thuiswerkplek. Zo houd jij de controle over het omgevingsgeluid en communiceer je net even wat makkelijker. Een ander voordeel hiervan is dat zakelijke informatie niet kan worden ‘opgevangen’ door mensen in je omgeving. Dat draagt weer bij aan je dataveiligheid.
Efficiënt videovergaderen met Microsoft Teams
Eenvoudig videovergaderen is een kwestie van gebruiksgemak, functionaliteit en mobiliteit. Deze kenmerken vind je terug in Microsoft Teams. Dit is een de samenwerkingsoplossing die deel uitmaakt van Microsofts zakelijke totaaloplossing Office 365. Met deze oplossing zet je heel eenvoudig videovergaderingen op en kun je ondertussen bestanden delen, bewerken en weer opslaan. Zo werk je pas écht productief en veilig samen.
Test Microsoft Teams gratis uit tijdens de Coronacrisis
Heb je medewerkers in jouw organisatie die niet naar kantoor mogen komen wegens het Coronavirus? Dan is thuiswerken en videovergaderen dé oplossing. WilroffReitsma biedt, in samenwerking met Microsoft, tijdelijk 6 maanden Teams aan zodat thuiswerkers toch optimaal kunnen samenwerken met collega’s. Klik hier voor meer informatie.
We begrijpen dat een snelle overstap nu lastig kan zijn. Daarom bieden we voor iedereen, ongeacht of je klant bent, een gratis online workshop aan waarin je vragen kunt stellen over de implementatie en het gebruik van Teams. Op deze website kan je direct een digitale afspraak plannen met één van onze specialisten: https://outlook.office365.com/owa/calendar/WilroffReitsma@wilroffreitsma.nl/bookings/
Wij brengen de juiste oplossing in beeld
Wil je weten hoe je nog meer voordeel haalt uit videovergaderen? Wij ondersteunen je hierin van A tot Z. Onze specialisten kijken graag samen met jou naar manieren om je videovergaderingen nog efficiënter in te richten. Dat doen we op basis van persoonlijke aandacht, maatwerk en kostenefficiëntie. Zo maak je van samenwerken op afstand een nog groter succes. Lees ook ons artikel over de etiquette van videovergaderen.
