Vergaderen ‒ de een doet liever niet anders, de ander ziet het als een noodzakelijk kwaad en zou liever effectief vergaderen. Hoe dan ook, vergaderen is nodig om samen verder te komen en om je ideeën uit te wisselen, meningen te delen en alle neuzen dezelfde richting op te krijgen. Maar hoe voorkom je urenlange, vermoeiende sessies zonder dat het doel behaald wordt? We zetten een aantal praktische tips op een rijtje voor effectief videovergaderen.
Begin bij het begin en zorg dat je bij het vergaderverzoek een aantal zaken duidelijk stelt. Geef aan wat het beoogde doel van de vergadering is, welke voorbereiding je vraagt van de aanwezigen en ook waar en wanneer de vergadering plaatsvindt. Herhaal het doel bij aanvang van de vergadering om direct de juiste focus te hebben.
Werken mensen thuis of vanuit een andere locatie? Zorg dan voor een goede videoverbinding en laat afstand geen belemmering zijn om te vergaderen. Eerder deelden we al een aantal do’s en don’ts voor videovergaderen: https://wilroffreitsma.nl/dos-en-donts-bij-een-videovergadering/.
Het aantal personen dat deelneemt aan de vergadering is vaak afhankelijk van hoe groot je organisatie is en welke afdelingen en vakgebieden vertegenwoordigd worden. Uit onderzoek blijkt dat het ideale aantal deelnemers vier tot zes is. Mocht het aantal boven zeven deelnemers uitkomen, dan zou er te veel afgedwaald worden.
Zorg dat iemand de vergadering voorzit die ervoor waakt dat er niet te veel van het onderwerp wordt afgedwaald. Ook het bijhouden van de tijd is belangrijk. Vaak hebben mensen aansluitende afspraken. Het is niet prettig om de vergadering onvoltooid te moeten staken. Laat bovendien iemand de actiepunten opschrijven en naderhand delen.
Een vergadering is niet het moment waarop gezellig het weekend besproken kan worden. Zeker niet wanneer een vergadering efficiënt moet zijn. Verhuis de smalltalk daarom naar de lunch of vrijdagmiddagborrel en zorg voor een snelle en effectieve vergadering.
Wist je dat staand vergaderen een stuk effectiever is dan zittend vergaderen? Men zou minder snel onderuit gaan zitten en een actieve houding houden. Dit zorgt voor een veel effectievere vergadering. Probeer het zelf eens en ervaar het verschil.
Soms voelen mensen de noodzaak om de geplande tijd vol te maken, waardoor ongeplande onderwerpen worden besproken met het risico dat de vergadering alsnog rommelig en inefficiënt eindigt. Heb je je vergaderdoel bereikt? Goed gedaan! Ook al ben je ruim binnen de geplande tijd klaar, benoem dat de vergadering geslaagd is, bedank iedereen voor zijn of haar bijdrage en sluit de vergadering.
Wil je jouw vergaderingen ook efficiënter laten verlopen en gebruikmaken van slimme oplossingen zoals Microsoft Teams en Skype for Business om op afstand te kunnen vergaderen? We vertellen je er graag meer over. Lees meer over de do's en dont's bij videovergaderen of bel 020 – 407 77 00.
