<  Terug naar nieuwsoverzicht


19/11/2018

Do’s en don’ts bij een videovergadering

Bij meer en meer bedrijven wordt gebruikgemaakt van videoconferencing om met collega’s, klanten of partners te communiceren. Het is zakelijk steeds gangbaarder geworden om te videobellen. Hierdoor groeit ook het belang van de juiste video-etiquette. Daarom hebben we do’s en don’ts van een videovergadering opgesteld.

1. Testing, testing

Don’ts: Zorg ervoor dat je geen vertraging oplevert voor de meeting en de tijd van alle andere deelnemers verspeelt omdat je niet de juiste apparatuur of een stabiele verbinding hebt.

Do’s: Om goed voorbereid een videovergadering in te gaan is het essentieel dat je de apparatuur ruim van tevoren test. Het komt erg slordig over als je tijdens de start van de vergadering erachter komt dat je microfoon ruist of je speakers niet werken, bijvoorbeeld.

2. Locatie

Don’ts: Kies voor je locatie geen drukke (openbare) werkruimte waar veel andere mensen in beeld kunnen komen. Dit zorgt voor veel afleiding, of je bent anderen tot last. Laat je thuis ook niet afleiden door kinderen of huisdieren.

Do’s: Zorg voor een nette en gecontroleerde omgeving en achtergrond. Kies een setting waarbij er weinig tot geen beweging in de achtergrond is. Is er een meeting room op kantoor? Boek die dan. Werk je thuis? Ga dan in een aparte, afgesloten ruimte zitten.

3. Verschijning

Don’ts: Het is verleidelijk om werkend vanuit huis je makkelijke kloffie aan te houden tijdens een videogesprek, maar doe dat niet. Zorg dat er geen stapels papieren of andere zaken die een rommelige indruk kunnen maken op je bureau of in de achtergrond liggen.

Do’s: Kleed je aan zoals je ook naar kantoor zou gaan. Dat is de regel. Op deze manier blijf je professioneel en respectvol naar je collega’s of potentiële klanten toe. Zorg ook dat je omgeving netjes en opgeruimd is zodat er weinig afleiding is.

4. De juiste uitrusting

Don’ts: Gebruik niet je laptopspeakers en -microfoon tijdens een videoconferentie. Dit wordt nog vaak gedaan, maar is eigenlijk not done. Bij deze opstelling is er vaak veel storend achtergrondgeluid en je omgeving kan mogelijk de personen horen met wie je spreekt.

Do’s: Gebruik een headset of oordopjes met mute-knop wanneer je vanaf een mobiel apparaat of laptop deelneemt aan een videovergadering. Neem je als groep deel aan een videogesprek? Zorg dan voor een goed beeld en goed geluid dat iedereen goed bereikt.

5. Selectief multitasken

Don’ts: We zijn er allemaal schuldig aan op z’n tijd: multitasken tijdens een videovergadering. Eten of persoonlijke verzorging in de zin van je haren doen of nagels knippen is uit den boze. Maar ook het geluid van enthousiast typen kan als storend worden ervaren. Natuurlijk moet je kunnen uitgaan van een stukje logisch verstand.

Do’s: Beperk de hoeveelheid afleidingen en focus op je meeting. Zet notificaties uit, zet je telefoon op stil en zet de radio uit. Het zijn basisetiquetteregels. Werkgerelateerd multitasken is toegestaan, maar wel met mate. Een document erbij zoeken of aantekeningen maken bij een rapport is prima, maar houd het subtiel.

6. Camerapositie

Don’ts: Ga vooral niet in een slecht verlichte omgeving zitten. Daardoor kom je niet goed over. Ook eenzijdig licht kan vreemde effecten geven. Richt de camera ook niet op andere plekken in de ruimte dan waar jij of jullie zitten.

Do’s: Zorg dat de camera gepositioneerd staat boven het display dat je voor de videoconferentie gebruikt. Op deze manier kijk je automatisch richting de camera als je het videobeeld bekijkt. Zorg dat de camera zo staat dat vooral je (of jullie) ogen gecentreerd zijn. Dat komt het meest persoonlijk over. Denk daarnaast na over een goede belichting; natuurlijk licht komt doorgaans het beste over.

7. Leg je mobiel weg

Don’ts: Nog even dat mailtje beantwoorden of een berichtje typen naar een relatie van je is wellicht de grootste boosdoener tijdens een videovergadering, maar ook tijdens een fysieke meeting.

Do’s: Zorg ervoor dat je mobiel op de stille stand ingesteld is voor je een videovergadering ingaat. Zorg er ook voor dat je jouw mobiel buiten je bereik neerlegt, zodat je ook niet de verleiding krijgt om toch even snel je laatste updates te checken.