Bij meer en meer bedrijven wordt gebruikgemaakt van videoconferencing om met collega’s, klanten of partners te communiceren. Het is zakelijk steeds gangbaarder geworden om te videobellen. Hierdoor groeit ook het belang van de juiste etiquette rondom videobellen. Daarom hebben we do’s en don’ts van een videovergadering opgesteld.
Don’ts: Zorg ervoor dat je geen vertraging oplevert voor de meeting en de tijd van alle andere deelnemers verspeelt omdat je niet de juiste apparatuur of een stabiele verbinding hebt.
Do’s: Om goed voorbereid een videovergadering in te gaan is het essentieel dat je de apparatuur ruim van tevoren test. Het komt erg slordig over als je tijdens de start van de vergadering erachter komt dat je microfoon ruist of je speakers niet werken, bijvoorbeeld.
Don’ts: Kies voor je locatie geen drukke (openbare) werkruimte waar veel andere mensen in beeld kunnen komen. Dit zorgt voor veel afleiding, of je bent anderen tot last. Laat je thuis ook niet afleiden door kinderen of huisdieren.
Do’s: Zorg voor een nette en gecontroleerde omgeving en achtergrond. Kies een setting waarbij er weinig tot geen beweging in de achtergrond is. Is er een meeting room op kantoor? Boek die dan. Werk je thuis? Ga dan in een aparte, afgesloten ruimte zitten.
Don’ts: Het is verleidelijk om werkend vanuit huis je makkelijke kloffie aan te houden tijdens een videogesprek, maar doe dat niet. Zorg dat er geen stapels papieren of andere zaken die een rommelige indruk kunnen maken op je bureau of in de achtergrond liggen.
Do’s: Kleed je aan zoals je ook naar kantoor zou gaan. Dat is nu eenmaal onderdeel van de etiquette van videobellen. Op deze manier blijf je professioneel en respectvol naar je collega’s of potentiële klanten toe. Zorg ook dat je omgeving netjes en opgeruimd is zodat er weinig afleiding is.
Don’ts: Gebruik niet je laptopspeakers en -microfoon tijdens een videoconferentie. Dit wordt nog vaak gedaan, maar is eigenlijk not done. Bij deze opstelling is er vaak veel storend achtergrondgeluid en je omgeving kan mogelijk de personen horen met wie je spreekt.
Do’s: Gebruik een headset of oordopjes met mute-knop wanneer je vanaf een mobiel apparaat of laptop deelneemt aan een videovergadering. Neem je als groep deel aan een videogesprek? Zorg dan voor een goed beeld en goed geluid dat iedereen goed bereikt.
Don’ts: We zijn er allemaal schuldig aan op z’n tijd: multitasken tijdens een videovergadering. Eten of persoonlijke verzorging in de zin van je haren doen of nagels knippen is uit den boze. Maar ook het geluid van enthousiast typen kan als storend worden ervaren. Natuurlijk moet je kunnen uitgaan van een stukje logisch verstand.
Do’s: Beperk de hoeveelheid afleidingen en focus op je meeting. Zet notificaties uit, zet je telefoon op stil en zet de radio uit. Het zijn basisetiquetteregels. Werkgerelateerd multitasken is toegestaan, maar wel met mate. Een document erbij zoeken of aantekeningen maken bij een rapport is prima, maar houd het subtiel.
Don’ts: Ga vooral niet in een slecht verlichte omgeving zitten. Daardoor kom je niet goed over. Ook eenzijdig licht kan vreemde effecten geven. Richt de camera ook niet op andere plekken in de ruimte dan waar jij of jullie zitten.
Do’s: Zorg dat de camera tijdens de videovergadering gepositioneerd staat boven het display dat je voor de videoconferentie gebruikt. Op deze manier kijk je automatisch richting de camera als je het videobeeld bekijkt. Zorg dat de camera zo staat dat vooral je (of jullie) ogen gecentreerd zijn. Dat komt het meest persoonlijk over. Denk daarnaast na over een goede belichting; natuurlijk licht komt doorgaans het beste over.
Don’ts: Nog even dat mailtje beantwoorden of een berichtje typen naar een relatie van je is wellicht de grootste boosdoener tijdens een videovergadering, maar ook tijdens een fysieke meeting.
Do’s: Zorg ervoor dat je mobiele telefoon op stil staat alvorens je een videovergadering ingaat. Zorg er dan ook direct voor dat je jouw mobiel buiten je bereik neerlegt, zodat je ook niet de verleiding krijgt om toch even snel je laatste updates te checken.
Recent ontwikkelden wij een whitepaper die je stap voor stap meeneemt in hoe je eenvoudig succesvol samenwerkt met collega's, partners en klanten. Of lees verder over effectief videovergaderen via bijvoorbeeld Skype voor Bedrijven of Microsoft Teams
