fbpx
Support
Contact
ContactSupport
Actueel

Copilot voor Microsoft 365: de eerste ervaringen van WilroffReitsma

Copilot voor Microsoft 365 is hot! Vooral nu het voor iedereen beschikbaar is, neemt de populariteit van de AI-assistent voor bedrijven toe. Niet zo gek ook, want het helpt je om meer te doen in minder tijd. En met minder moeite. Iets wat perfect bij onze filosofie aansluit; ‘Wij maken jouw werk makkelijker, sneller en vooral beter’.

Wij zijn dan ook fans van het eerste uur en konden niet wachten om met Copilot aan de slag te gaan. Eén van onze ‘testers’ is Marketing & Business Development Manager Marjolein Tetteroo-Reman. Haar ervaringen met de AI-assistent deelt ze in deze blog.

Benieuwd wat Copilot voor Microsoft 365 precies is en hoe het werkt? Lees dan onze eerdere blog terug: Werk slimmer en productiever met Copilot voor Microsoft 365 – dé AI-assistent voor bedrijven.

Stap 1: een goed securitybeleid

“Door alle marketingvideo’s van Microsoft over Copilot werd ik heel enthousiast en dacht ik; dat wil ik ook!”, begint Marjolein enthousiast te vertellen. “Ik gebruikte voorheen al wel ChatGPT. Maar aangezien OpenAI alle gegevens opslaat om hun modellen mee te trainen, kon ik hier lang niet al mijn werkzaamheden mee versimpelen of versnellen. Want je wil niet dat er (gevoelige) bedrijfsdata op straat komt te liggen. Hierdoor kon ik ChatGPT eigenlijk alleen maar gebruiken voor het opstellen van eerste concepten voor stukken tekst.”

Gegevensbeveiliging en privacy in Copilot

Microsoft heeft daarentegen veel gedaan om Copilot volgens wet- en regelgeving te laten werken en te beveiligen. De AI-assistent is gebouwd op de Microsoft Azure OpenAI Service en wordt volledig uitgevoerd binnen de Azure-cloud. Gegevens worden dan ook niet gedeeld met OpenAI of derden.

“Wel is het zo dat Copilot gebruikmaakt van álle bedrijfsdata binnen Microsoft 365. Daarom adviseren wij iedere organisatie die ‘iets’ met Copilot voor Microsoft 365 wil doen, om eerst naar hun security- en compliancebeleid te kijken. Van de bestaande gebruikersrechten (wie kan bij welke data) tot waar zetten we wat neer en hoe noemen we bestanden”, licht Marjolein toe.

Ze vervolgt: “Copilot hanteert namelijk bestaande gebruikersrechten om te bepalen tot welke gegevens een medewerker toegang heeft. Stel je hebt een vraag over Project X, dan analyseert Copilot álle inhoud -bestanden, e-mails, notities, chats, etc.- waartoe die persoon toegang heeft om resultaten te produceren. Daar kunnen dus ook suggesties tussen zitten die persoonsgegevens bevatten, zoals salaris of uurtarieven, die niet iedereen in hoort te kunnen zien. Of bestanden die niet meer actueel zijn, omdat er meerdere versies van het bestand in je Microsoft 365-omgeving staan. Door de rechtenstructuur goed in te regelen én met elkaar af te spreken hoe en waar je zaken opslaat, weet je zeker dat Copilot werkt met de juiste gegevens.”

Stap 2: aan de slag, met een testgroep

Zodra het security- en compliancebeleid staat, is het advies van Marjolein vooral om lekker aan de slag te gaan met Copilot voor Microsoft 365: “Door te doen, leer je steeds meer functionaliteiten kennen. En ga je dus ook steeds meer de meerwaarde van het platform inzien.” Wel heeft Marjolein nog een advies voor organisaties die met Copilot aan de slag willen: “Begin klein. Stel een testgroep samen van medewerkers die enthousiast zijn over het platform. Het liefst van verschillende disciplines, zodat je Copilot voor meerdere doeleinden in kunt zetten. En rol het daarna uit in de rest van de organisatie. Vergeet daarbij niet dat iedereen tijd nodig heeft om met deze nieuwe tool te werken. Verwacht dus niet vanaf dag 1 tijdwinst te realiseren.”

De voor- en nadelen van Copilot voor Microsoft 365 volgens Marjolein

Na een paar maanden gewerkt te hebben met Copilot, vroegen we Marjolein ook wat volgens haar de voor- en nadelen zijn van de AI-assistent.

De voordelen van Copilot

“Laatst moest ik in Excel in zeven spreadsheets dezelfde handeling uitvoeren. Namelijk het samenvoegen van twee kolommen tot één kolom met een spatie ertussen. Ik wist wel ongeveer hoe dit moest, maar niet helemaal. Dus heb ik de hulp van Copilot ingeschakeld. Die gaf mij de juiste formule én kwam met de optie of hij de formule ook niet meteen voor mij zou uitvoeren. Ik denk dat het mij wel uur tijdswinst heeft opgeleverd, met als ik dit zelf handmatig had moeten uitvoeren”, geeft Marjolein als een van de vele voordelen hoe Copilot haar tijdswinst heeft opgeleverd.

De nadelen van Copilot

Op dit moment is Copilot voor Microsoft 365 alleen nog maar in het Engels beschikbaar. Marjolein: “Dat zorgt er op dit moment ervoor dat wij Copilot nu nog niet optimaal kunnen benutten, aangezien al onze communicatie in het Nederlands is. Op dit moment voeren we onze prompts in het Engels in bij Copilot en krijgen we de output ook in het Engels. En ondanks dat alle data waar Copilot beschikking tot heeft in het Engels is, lijkt hij mijn inbox en meetings in Teams -die beiden over het algemeen in het Nederlands zijn- al wel accuraat samen te vatten (in het Engels).”

De Nederlandse versie van Copilot wordt binnenkort uitgerold door Microsoft.

De tip van Marjolein: ‘Catch me up on my inbox’

Het prompt dat Marjolein het meest gebruikt is ‘Catch me up on my inbox’. Waarom dit volgens haar zo’n verrijking is van haar werkdag? Marjolein: “Normaal gesproken was ik erg veel tijd kwijt aan het bijhouden van mijn e-mailinbox. En met elke mail die binnenkwam, was ik toch weer even afgeleid. Nu geef ik Copilot twee keer per dag de opdracht of hij mij even bij wil praten met de meest belangrijke zaken uit mijn e-mail. Dankzij Copilot zie ik in één overzicht of ik iets moet met de mailtjes die in mijn inbox staan. En krijg ik een korte samenvatting van wat ik gemist heb. Vooral na het weekend (inclusief parttimedag op vrijdag) is dat heel fijn!”

Ben jij na het lezen van deze blog overtuigd van de voordelen van Copilot voor Microsoft 365? En wil je dit ook implementeren in je organisatie, maar heb je geen idee hoe! Onze consultants helpen je graag verder. Van de implementatie tot de adoptie; wij staan voor je klaar om jouw werk nóg makkelijker, sneller en vooral beter te maken.

Marjolein Tetteroo

Andere lazen ook

Maak uw IT en Telecom vandaag nog makkelijk

info@wilroffreitsma.nl

Adresgegevens

WilroffReitsma Halfweg
Haarlemmerstraatweg 111
1165 MKHalfweg
WilroffReitsma Amersfoort
Satelliet 7
3824 MTAmersfoort
KVK 34067050
BTW NL803525928.B.01

Onze Partner

WilroffReitsma & Partners
Toetsenbordweg 55
1033MZAmsterdam
KVK 32169569
BTW NL822145431.B.01

Meer WilroffReitsma

Support op afstand
Open teamviewer
magnifiercross