Update: juli 2024
Copilot voor Microsoft 365 is hot! Vooral nu het voor iedereen (in het Nederlands) beschikbaar is, neemt de populariteit van de AI-assistent voor bedrijven toe. Niet zo gek ook, want het helpt je om meer te doen in minder tijd. En met minder moeite. Iets wat perfect bij onze filosofie aansluit; ‘Wij maken jouw werk makkelijker, sneller en vooral beter’.
Wij zijn dan ook fans van het eerste uur en konden niet wachten om met Copilot aan de slag te gaan. Eén van onze ‘testers’ is Marketing & Business Development Manager Marjolein Tetteroo-Reman. Haar ervaringen met de AI-assistent deelt ze in deze blog. En ze deelt ook nog een aantal tips die haar geholpen hebben om meer uit Copilot te halen.
Benieuwd wat Copilot voor Microsoft 365 precies is en hoe het werkt? Lees dan onze eerdere blog terug: Werk slimmer en productiever met Copilot voor Microsoft 365 – dé AI-assistent voor bedrijven.
“Door alle marketingvideo’s van Microsoft over Copilot werd ik heel enthousiast en dacht ik; dat wil ik ook!”, begint Marjolein enthousiast te vertellen. “Ik gebruikte voorheen al wel ChatGPT. Maar aangezien OpenAI alle gegevens opslaat om hun modellen mee te trainen, kon ik hier lang niet al mijn werkzaamheden mee versimpelen of versnellen. Want je wil niet dat er (gevoelige) bedrijfsdata op straat komt te liggen. Hierdoor kon ik ChatGPT eigenlijk alleen maar gebruiken voor het opstellen van eerste concepten voor stukken tekst.”
Microsoft heeft daarentegen veel gedaan om Copilot volgens wet- en regelgeving te laten werken en te beveiligen. De AI-assistent is gebouwd op de Microsoft Azure OpenAI Service en wordt volledig uitgevoerd binnen de Azure-cloud. Gegevens worden dan ook niet gedeeld met OpenAI of derden.
“Wel is het zo dat Copilot gebruikmaakt van álle bedrijfsdata binnen Microsoft 365. Daarom adviseren wij iedere organisatie die ‘iets’ met Copilot voor Microsoft 365 wil doen, om eerst naar hun security- en compliancebeleid te kijken. Van de bestaande gebruikersrechten (wie kan bij welke data) tot waar zetten we wat neer en hoe noemen we bestanden”, licht Marjolein toe.
Ze vervolgt: “Copilot hanteert namelijk bestaande gebruikersrechten om te bepalen tot welke gegevens een medewerker toegang heeft. Stel je hebt een vraag over Project X, dan analyseert Copilot álle inhoud -bestanden, e-mails, notities, chats, etc.- waartoe die persoon toegang heeft om resultaten te produceren. Daar kunnen dus ook suggesties tussen zitten die persoonsgegevens bevatten, zoals salaris of uurtarieven, die niet iedereen in hoort te kunnen zien. Of bestanden die niet meer actueel zijn, omdat er meerdere versies van het bestand in je Microsoft 365-omgeving staan. Door de rechtenstructuur goed in te regelen én met elkaar af te spreken hoe en waar je zaken opslaat, weet je zeker dat Copilot werkt met de juiste gegevens.”
Zodra het security- en compliancebeleid staat, is het advies van Marjolein vooral om lekker aan de slag te gaan met Copilot voor Microsoft 365: “Door te doen, leer je steeds meer functionaliteiten kennen. En ga je dus ook steeds meer de meerwaarde van het platform inzien.” Wel heeft Marjolein nog een advies voor organisaties die met Copilot aan de slag willen: “Begin klein. Stel een testgroep samen van medewerkers die enthousiast zijn over het platform. Het liefst van verschillende disciplines, zodat je Copilot voor meerdere doeleinden in kunt zetten. En rol het daarna uit in de rest van de organisatie. Vergeet daarbij niet dat iedereen tijd nodig heeft om met deze nieuwe tool te werken. Verwacht dus niet vanaf dag 1 tijdwinst te realiseren.”
Na een paar maanden gewerkt te hebben met Copilot, vroegen we Marjolein ook wat volgens haar de voor- en nadelen zijn van de AI-assistent.
“Laatst moest ik in Excel in zeven spreadsheets dezelfde handeling uitvoeren. Namelijk het samenvoegen van twee kolommen tot één kolom met een spatie ertussen. Ik wist wel ongeveer hoe dit moest, maar niet helemaal. Dus heb ik de hulp van Copilot ingeschakeld. Die gaf mij de juiste formule én kwam met de optie of hij het ook niet meteen voor mij zou uitvoeren. Ik denk dat het mij wel uur tijdswinst heeft opgeleverd, met als ik dit zelf handmatig had moeten uitvoeren”, geeft Marjolein als een van de vele voordelen hoe Copilot haar tijdswinst heeft opgeleverd.
In Q2 van 2024 heeft Microsoft Copilot ook voor iedereen in het Nederlands beschikbaar gemaakt. “Dit maakt het voor nog meer mensen makkelijker om te communiceren met de AI-assistent”, zegt Marjolein enthousiast. “Zelf merk ik ook dat ik Copilot nu vaker toepas dan voorheen, bijvoorbeeld bij het schrijven van (langere) e-mails in Outlook of bij het opstellen van een campagneplan in Word."
Echte nadelen van Copilot kan Marjolein niet meer benoemen sinds de applicatie ook in het Nederlands beschikbaar is. “Ja, het kost even wat tijd om te leren werken met Copilot en te begrijpen wat je in moet voeren om de juiste output te krijgen. Maar is dat niet bij alles wat je nieuw moet leren? Uiteindelijk levert die investering aan de voorkant je ook weer heel veel tijd op. Dus ik zeg; ga gewoon met Copilot aan de slag en laat je verrassen door wat het je oplevert!”
Eind juni 2024 heeft Microsoft nieuwe functies geïntroduceerd voor Copilot, zoals documentvergelijking en het bevragen van inhoud in pdf’s. Marjolein benoemt een aantal updates waar zij -of haar collega’s heel vrolijk van werden:
De Copilot-chatervaring die je al hebt in de nieuwe versie van Outlook en andere Microsoft 365-apps is nu ook beschikbaar voor de klassieke Outlook voor Windows. Je selecteert gewoon het Copilot-pictogram in de linker appbalk en je kan direct aan de slag. Bijvoorbeeld met het opstellen van e-mails, het stellen van vragen, meerdere e-mailconversaties samenvatten en verbinding maken met je bedrijfsgegevens, zoals chats, documenten, vergaderingen en e-mails. En dat alles zonder Outlook te verlaten.
Copilot kan nu ook meerdere pdf-bestanden, contracten, artikelen of voorstellen met elkaar vergelijken. Om de bestanden die je gebruikt in je workflows beter te kunnen beoordelen en kwaliteit en versiebeheer te bieden, kan je Copilot nu dus vragen om twee bestanden -waarnaar je verwijst in je prompt- met elkaar te vergelijken. Vervolgens geeft Copilot een samenvatting van de verschillen tussen beide documenten.
Vraag Copilot, "Vergelijk /[bestand1] en /[bestand2] en maak een lijst van de verschillen tussen beide."
Copilot kan nu ook de inhoud van je pdf-documenten doorzoeken. Pdf-bestanden worden nu namelijk net zo behandeld als bijvoorbeeld Word-, Excel- en PowerPointdocumenten.
Vraag Copilot, "Vat /[PDF] samen.". Of "Vergelijk /[PDF1] en /[PDF2] en maak een lijst van de verschillen tussen beide".
Marjolein zei het al eerder: je moet gewoon starten met Copilot. Om dit makkelijker te maken, adviseert ze de YouTube video’s van Michel Bouwman te bekijken: ‘Copilot Prompt of the Week’. “Hierin legt Michel in maximaal 2 minuten per video uit hoe je Copilot in kunt zetten om je productiviteit en/of creativiteit een boost te geven.”
De tip waar ze zelf veel aan heeft gehad? ‘Catch me up on my inbox’. Waarom dit volgens haar zo’n verrijking is van haar werkdag? Marjolein: “Normaal gesproken was ik erg veel tijd kwijt aan het bijhouden van mijn e-mailinbox. En met elke mail die binnenkwam, was ik toch weer even afgeleid. Nu geef ik Copilot twee keer per dag de opdracht of hij mij even bij wil praten met de meest belangrijke zaken uit mijn e-mail. Dankzij Copilot zie ik in één overzicht of ik iets moet met de mailtjes die in mijn inbox staan. En krijg ik een korte samenvatting van wat ik gemist heb. Vooral na het weekend (inclusief parttimedag op vrijdag) is dat heel fijn!”
Een andere tip die Marjolein de afgelopen periode heeft toegepast is een tip van Peter Lurie die ze op LinkedIn tegenkwam: het creëren van een persoonlijke stijlgids die Copilot helpt om te klinken als haar. “In deze stijlgids leg je eigenlijk je eigen basiscommunicatiestijl vast. Zodat Copilot dit kan gebruiken bij het opstellen van mails of het schrijven van teksten. En dus nog meer klinkt zoals jij”, legt ze uit.
Vraag Copilot, “Kijk naar de e-mails en Teams meetings die ik de afgelopen twee weken heb verstuurd. Gebruik deze berichten om een document over mijn persoonlijke merkstem te destilleren dat ik kan gebruiken om Copilot te informeren over mijn persoonlijke stem en stijl.
Ben jij na het lezen van deze blog overtuigd van de voordelen van Copilot voor Microsoft 365? En wil je dit ook implementeren in je organisatie, maar heb je geen idee hoe! Onze consultants helpen je graag verder. Van de implementatie tot de adoptie; wij staan voor je klaar om jouw werk nóg makkelijker, sneller en vooral beter te maken.
