Natuurlijk is het fijn dat je met moderne technologie overal en altijd kunt werken; geen twee uur in de file staan, een halve dag thuiswerken en de woensdagmiddag er voor de kinderen zijn of in een lunchroom even je laptop openen. Jij bepaalt. Toch heeft deze ontwikkeling een keerzijde. Want hoe kun je efficiënt en persoonlijk samenwerken met elkaar als iedereen zijn eigen tijd indeelt? Met deze tips kun jij als (parttime) mobiele werker collegiaal zijn en blijven tijdens het samenwerken.
De ene mailt graag, de ander gebruikt chatfuncties en weer een ander belt om alles af te stemmen. Spreek af welke middelen jullie voor welke vorm van communicatie gebruiken en voorkom dat er zaken over verschillende kanalen worden verspreid. Zeker met meerdere personen is de kans op verwarring en miscommunicatie groter.
Ben jij een echt ochtendmens en zit je om kwart voor zes achter je laptop? Misschien is jouw collega wel het meest productief tussen vier en zes uur ’s middags, en werkt hij zijn mail ’s avonds bij. Afhankelijk van de werkzaamheden is het goed om af te spreken wanneer jullie voor elkaar bereikbaar zijn. Spreek ook een redelijke termijn in voor het beantwoorden.
Met moderne communicatieoplossingen kun je jouw bereikbaarheid instellen. Met zogeheten presence-functionaliteit kun je aan jouw collega’s laten weten of je bereikbaar, bezet of in gesprek bent. Zo voorkom je dat iemand je benadert zonder succes. Automatische antwoorden op mails of in chats helpen ook duidelijkheid te geven over je bereikbaarheid en snelheid van reageren.
Kies ervoor om een cloudopslag voor jullie documenten te gebruiken, zoals OneDrive van Microsoft, die perfect integreert met je vertrouwde Office-programma’s. Daarmee kun je ook samen in dezelfde bestanden werken en heb je geen gedoe met verschillende bestandsversies en documenten over en weer sturen met de kans op werken in verkeerde versies.
Je bereikbaarheid – telefonisch of anderszins – is natuurlijk essentieel om samen te werken met zakenpartners en collega’s. Er is weinig zo vervelend als een voicemail voor de zoveelste keer op rij horen. Die tijd kun je wel beter besteden. Integreer je vaste en mobiele telefonie en zorg dat je op één nummer en device altijd bereikbaar bent.
Onze intonatie of gezichtsuitdrukkingen geven nog meer lading aan een boodschap mee dan alleen de woorden. Simpel gezegd: je kunt een boodschap beter overbrengen door hem te laten horen en/of zien. Schroom er dus niet voor om je collega te bellen of een snelle Skype-sessie op te starten.
Ondanks dat het verleidelijk is om je tijd efficiënt in te blijven delen en dat je thuis toch nét even beter focust, is het belangrijk om regelmatig op kantoor te zijn. Zo blijf je meer verbonden met je collega’s en onderhoud je het contact op een persoonlijke manier, wat ook weer leidt tot meer begrip voor elkaar en meer productiviteit.
Met een slimme alles-in-één-communicatieoplossing kunnen medewerkers (samen)werken waar zij willen, zonder dat ze in hoeven leveren op hun bereikbaarheid en persoonlijke manier van communiceren. Vodafone One Net ís zo’n oplossing die vaste en telefonie integreert. Lees meer over de functionaliteiten van Vodafone One Net op deze pagina of in onze whitepaper.
