Overal werken was nog nooit zo simpel. Nu steeds meer organisaties hun werkplek (gedeeltelijk) verplaatst hebben naar de Cloud, zijn medewerkers mobieler dan ooit. We werken op kantoor, vanuit huis, onderweg of op vakantie. Waardoor veel communicatie met collega’s en klanten ook verplaatst is naar een online omgeving.
Veel organisaties werken hiervoor met Microsoft Teams. Hét platform om beter en efficiënter met elkaar samen te werken. Je kan chatten, vergaderen, bestanden delen en live samenwerken aan documenten met je collega’s.
Maar hoe zit het eigenlijk met je telefonie-omgeving? Kan dat ook geïntegreerd worden in Microsoft Teams? Dus dat je uitbelt met het vaste nummer naar andere telefoonnummers, zoals het vaste nummer van je klant of het 06-nummer van je collega die buiten de deur werkt? Het antwoord is ja. En wel met Bellen met Microsoft Teams. In deze blog vertellen we hoe dit werkt en wat de voordelen zijn van bellen via Microsoft Teams wanneer je remote werkt.
Bellen met Microsoft Teams is onderdeel van Microsoft Teams. Je maakt jouw (vaste) telefoniecentrale onderdeel van je communicatieoplossing in de Cloud. Eigenlijk breid jij jouw Teams-omgeving uit tot één oplossing voor samenwerken en communicatie. Hierdoor hoef je niet meer te switchen tussen verschillende apps en devices voor samenwerken en voor je telefonie.
In plaats daarvan werk je vanuit één centrale omgeving die op elk device beschikbaar is. Je kunt oproepen naar je (vaste) nummer aannemen in Teams en je kunt hierin ook uitgaand bellen vanaf je vaste nummer. Waar jij ook werkt en vanaf welk device dit ook is, jij bent altijd bereikbaar met een vast nummer. Zo sta jij optimaal in verbinding met je collega’s en klanten.
Bellen via Microsoft Teams is veel meer dan bellen en gebeld worden met je (vaste) telefoonnummers vanuit je Microsoft Teams account, op zowel je laptop of smartphone. Want ook via Microsoft Teams kan je oproepen samenvoegen, doorverbinden en terugbellen. Of een wachtrij instellen.
Toch zijn veel organisaties nog huiverig. Want krijg je de functionaliteiten die je met vaste telefonie gebruikt nog wel terug? Wij zetten de belangrijkste functionaliteiten van telefonie in Teams voor je op een rij:
Bellen en gebeld worden: een inkoppertje, maar natuurlijk kan je met Teams Calling bellen en oproepen beantwoorden. Via een chat start je makkelijk een één-op-één- of groepsgesprek, maar je kan ook het dial pad gebruiken om een telefoonnummer (buiten de organisatie) te bellen. Inkomende oproepen kan je opnemen, doorverbinden of afwijzen.
Oproepen doorschakelen: ben je een dagje vrij of ga je op vakantie? Dan kan je via Teams ook makkelijk instellen waar je telefoontjes naartoe worden geleid bij afwezigheid. Bijvoorbeeld naar het algemene telefoonnummer, een directe collega of je voicemail. Zo weet je zeker dat mensen op de juiste manier worden geholpen, wanneer jij de telefoon niet kunt opnemen.
Doorverbinden en terugbellen: verbind een oproep door naar een collega en selecteer terugbellen als er geen gehoor is. Bij het doorverbinden van een oproep heb je twee opties: koud en warm doorverbinden. Hierbij heb je dus de keuze om de beller wel of niet eerst aan te kondigen bij je collega.
Gesprekken in de wacht zetten: in Teams heet deze functie ‘Call park’. Je parkeert als het ware een gesprek om deze op een later moment weer op te halen. Extra handig als je meerdere gesprekken hebt geparkeerd: bij het parkeren van een gesprek ontvang je een code. Als je het gesprek dan weer wil ophalen toets je de code in, zodat Teams weet welk gesprek je weer wilt ophalen.
Oproepen doorschakelen tussen apparaten: met Teams kan je bellen vanaf verschillende apparaten. Vanaf je laptop en smartphone of via Apple Carplay. Maar wat ook heel handig is; je kan tijdens het bellen ook switchen tussen deze apparaten. Dus of je nu aan een bureau op kantoor zit, thuis werkt of onderweg bent; je schakelt eenvoudig oproepen door naar een ander apparaat, zonder dat de beller daar iets van merkt.
Voicemail: kan je jouw telefoon niet opnemen? Dan kan de beller ook een voicemail achterlaten. Deze kan je controleren en afluisteren via Teams. Vanuit het dashboard heb je een overzicht van je voicemails en transcripties. En kan je jouw voicemail instellen.
Nummerherkenning: in je dashboard zie je de persoon die aan een telefoonnummer is gekoppeld of het telefoonnummer van de beller. Zo weet je direct wie je aan de telefoon hebt. Werk je vanaf je desk- of laptop? Dan komt er bij een inkomend telefoontje een pop-up omhoog die het telefoonnummer of de naam van de contactpersoon toont.
Auto attendant: je kent het wel; wanneer je de huisarts of de klantenservice van een winkelketen belt, krijg je eerst een welkomsttekst met een keuzemenu. Via Microsoft Teams is dit ook mogelijk. Laat mensen via een menu navigeren als ze je organisatie bellen om bij de juiste afdeling, wachtrij, persoon of operator terecht te komen. Je kan er ook voor kiezen om alleen buiten je openingstijden een auto attendant in te stellen.
Wachtrijen: bel je naar een klantenservice of supportdesk dan kom je vaak in een wachtrij terecht. Tijdens het wachten word je als op de hoogte gehouden over het aantal wachtenden voor je en/of hoor je een wachtmuziekje. Is er iemand beschikbaar? Dan wordt jouw oproep automatisch doorverbonden naar de juiste medewerker.
Transcribeer en ondertitel live je oproepen: tijdens elke Teams-vergadering of oproep kun je een livetranscriptie starten van wat er wordt gezegd. De tekst wordt in realtime weergegeven naast de video of audio van de vergadering, inclusief de naam van de spreker (tenzij deze is verborgen) en een tijdstempel. Ook het ondertitelen van de conversatie is een mogelijk. Dit is vooral handig voor slechthorenden; zij kunnen de conversaties alsnog realtime volgen en begrijpen. Zelfs als zij niet in dezelfde ruimte zijn of de taal niet volledig beheersen. Dankzij transcriptie en ondertiteling kan je na een telefoongesprek altijd terugvallen op de opname en transcriptie en wordt notuleren tijdens de vergadering minder noodzakelijk.
Gespreksopname: de laatste functionaliteit die we uitlichten is gespreksopname. Hiermee is het mogelijk om gesprekken automatisch op te nemen en op te slaan in de cloud. Zo kan je een gesprek delen met je collega, gebruiken voor trainingsdoeleinden of het op een later moment nog eens terugluisteren.
Zoals je ziet kent Bellen via Microsoft Teams enorm veel functionaliteiten. En dit is nog niet eens alles. Benieuwd of de functies die jij nu gebruikt, via je vaste telefonie of je telefooncentrale in de cloud, ook beschikbaar zijn voor Bellen via Microsoft Teams? Neem dan contact op met een van onze specialisten.
Maar, Teams is niet alleen om te bellen. Het is een complete tool voor collega’s om samen te werken. Van video(groeps)vergaderingen tot samenwerken in documenten of het organiseren van webinars. Met Microsoft Teams werkt jouw team gestructureerd, slim én makkelijk samen. Meer weten?
Onze specialisten integreren Bellen met Microsoft gemakkelijk voor jou. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden. We denken graag met je mee.
Ik kies voor Bellen met Microsoft TeamsDoor te gaan bellen met Microsoft Teams centraliseer je alle communicatie in jouw Microsoft Teams omgeving. Van Outlook, SharePoint en OneDrive tot je telefooncentrale. Chat, videoconferenties en spraakoproepen. Alles komt samen in Teams, waardoor je gemakkelijker kunt samenwerken en informatie delen met je collega’s. Ongeacht waar je werkt. En op welk apparaat.
Groot voordeel? Medewerkers bellen altijd via de bedrijfscentrale. Hierdoor is het niet meer nodig dat medewerkers aparte telefoons hebben voor privé en zakelijk. Of dat er telefoonkosten gedeclareerd moeten worden.
Microsoft Teams met telefonie-integratie maakt vaste lijnen bereikbaar op alle devices: smartphone, computer en tablet. Of het nu regionale- (033), service- (088), of buitenlandse (+32) zijn. Waar je ook bent, je bent bereikbaar op je vaste- en mobiele nummers van de zaak. Én je switcht ook heel makkelijk tussen deze verschillende devices terwijl je belt.
Voorbeeld: Je begint met bellen in de auto met je carkit. Gearriveerd? Dan bel je verder met je smartphone terwijl je naar kantoor wandelt. Op kantoor zet je het gesprek over naar je laptop. Hier bel je verder met je headset. Zonder dat degene met wie je belt ook maar iets merkt van deze switches tussen de verschillende apparaten. Teams maakt jou flexibel, altijd bereikbaar en werkt op elk device.
Teams is een softwarematige telefonie-oplossing. De telefooncentrale draait digitaal in de Cloud en je belt volledig digitaal met de Teams-app. Hierdoor heb je in principe geen dure vaste toestellen meer nodig. Daarnaast bespaar je ook op je telefoonkosten. Bellen met je collega’s is gratis, maar ook naar buiten bel je goedkoper dan via de traditionele telefoonlijn. Een aantal kosten waarop je bespaart op een rij:
Als gebruiker heb je weinig tot geen technische kennis nodig om Bellen met Microsoft Teams te configureren en te gebruiken. Hierdoor kan je snel aan de slag en hoef je geen tijd te investeren in het onder de knie krijgen van een ingewikkeld systeem.
Wist je dat élke keer dat jij onderbroken wordt van je werk, je meer dan een kwartier (!) nodig hebt om weer volledig in de focusmodus te komen?! Tijd die je niet meer terugkrijgt, en waarin je dus ook minder productief werkt. Of misschien wel helemaal niet hebt kunnen werken. Een telefoontje beantwoorden via de vaste telefoon is zo’n onderbreking. Je moet namelijk schakelen naar een ander device (of applicatie).
Bellen via Teams maakt het mogelijk om te bellen met collega’s of klanten vanuit je Teams-applicatie. Hierdoor hoef je niet meer over te schakelen naar een ander programma of je vaste telefoon om een telefoongesprek te voeren. Dit bespaart tijd én moeite. En dat komt jouw productiviteit weer ten goede.
Om productief te blijven werken, is up-to-date beveiliging en functionaliteit natuurlijk belangrijk. Ook hierover hoef jij je geen zorgen te maken, wanneer je Bellen met Microsoft Teams afneemt bij WilroffReitsma. Wij verzorgen namelijk het beheer voor je. Op afstand rollen we updates uit, zodat jij altijd over de laatste functionaliteiten beschikt. Jij en je collega’s werken altijd veilig, gemakkelijk en zorgeloos door.
Daarnaast biedt Bellen met Microsoft Teams zelf ook uitgebreide beveiliging- en privacyfuncties aan om ervoor te zorgen dat gevoelige informatie veilig blijft tijdens oproepen en chats.
Ben jij overtuigd van de voordelen van Bellen met Microsoft Teams en wil jij jouw vaste en mobiele telefonie integreren in Microsoft Teams? WilroffReitsma houdt je verbonden en helpt je hier graag bij.
Ik kies voor Bellen met Microsoft TeamsDe voordelen van bellen met Microsoft Teams zijn bekend. Je hebt alle communicatie op één plek, je bent overal en altijd bereikbaar – op elk device –, je bespaart geld op telefoonkosten en dure hardware, het verhoogt de productiviteit van medewerkers, je werkt veilig én je kunt binnen no-time aan de slag met bellen met Microsoft Teams.
Maar kan je Bellen met Microsoft Teams zien als dé plaatsvervanger voor vaste telefonie? En kies je dan voor de centrale van MS Teams of is het beter om je Teams-account te koppelen aan een telefooncentrale in de cloud? In dit hoofdstuk gaan we dieper in op de verschillende mogelijkheden om te bellen via Teams buiten de organisatie.
Er zijn in principe vier verschillende mogelijkheden om te bellen via Teams buiten de organisatie: Calling Plans, Bellen met Microsoft Teams via VoIP-kanalen, Direct Routing en Operator Connect. Ze werken allemaal net even iets anders en hebben ieder hun eigen voor- en nadelen. Wij ondersteunen Bellen met de MS Teams telefooncentrale (Calling Plans) en Direct Routing. De voor- en nadelen van die mogelijkheden lichten we hieronder toe. Het is afhankelijk van jouw wensen en behoeften om te bepalen welke vorm van Bellen via Microsoft Teams het meest geschikt is voor jouw organisatie.
Calling Plans is een service waarmee je via Microsoft Teams telefoongesprekken kunt voeren naar vaste en mobiele telefoonnummers over de hele wereld. Zonder dat je daarvoor een eigen telefooncentrale nodig hebt. In plaats daarvan biedt Microsoft de telefoonfunctionaliteit aan via de cloud met een extra ‘Voice add-on’-licentie. Je belt dus via de telefooncentrale van Microsoft.
Voordelen?
Voor kleinere organisaties die een simpele telefonieoplossing zoeken, met weinig functionaliteiten, is dit een goede oplossing. Met Calling Plans heb je namelijk geen fysieke telefooncentrale nodig. Hierdoor bespaar je kosten op hardware en onderhoud. Andere voordelen van Calling Plans? Het is schaalbaar, waardoor je het makkelijk aanpast aan de behoeften van je organisatie. Zo kan je gemakkelijk extra telefoonnummers toevoegen wanneer je organisatie groeit. En doordat Calling Plans is geïntegreerd met Teams, kan je Teams gebruiken als een centrale hub voor al je communicatie. Van telefoongesprekken en chatberichten tot videovergaderingen.
Nadelen?
Calling Plans biedt minder geavanceerde functies dan sommige andere telefooncentrales. Zo is het doorschakelen van oproepen naar meerdere locaties of het instellen van verschillende belschema’s of wachtrijen niet mogelijk. Maar het grootste nadeel -en dan vooral voor kleinere organisaties- zijn de hogere belkosten. Je belt namelijk via de telefooncentrale van Microsoft zelf, en die verloopt niet direct over het Nederlandse telefonienetwerk.
Met Direct Routing koppel je Teams rechtstreeks aan je eigen telefooncentrale. Dit betekent dat je via Teams externe telefoongesprekken kunt voeren en ontvangen.
Voordelen?
Het grootste voordeel van via je eigen telefooncentrale bellen met Microsoft Teams is het behoud van al je functionaliteiten. Van het keuzemenu, tot het automatisch doorschakelen van oproepen bij afwezigheid tot het instellen van wachtrijen. Je blijft bellen via je eigen hosted telefooncentrale in de cloud waardoor er in dat opzicht niks verandert.
Een ander voordeel van direct routing is dat je per gebruiker kan bepalen of hij deze functionaliteit van bellen via Microsoft Teams nodig heeft. Iemand die zelden belt of geen Teams gebruikt, kan gewoon op de ‘oude manier’ bellen.
Nadelen?
Om via je eigen telefooncentrale te bellen met Teams moet je investeren in een eigen telefooncentrale als je die nog niet hebt of kan hergebruiken. Dit kan kostbaar zijn voor kleine bedrijven en organisaties die geen grote telefooninfrastructuur nodig hebben. Daarnaast moet je rekening houden met de kosten en complexiteit van de installatie en het onderhoud.
Wanneer je de keuze hebt gemaakt om te gaan bellen via Microsoft Teams, ben je er nog niet. Er valt een hoop te kiezen in de wijze waarop je gaat bellen via Teams. Door samen met één van onze specialisten de verschillende voor- en nadelen af te wegen, kunnen we samen bepalen welke vorm het beste bij jouw organisatie past.
Wil je direct weten welke vorm van bellen via Microsoft Teams het beste bij jouw organisatie past? Neem dan contact met ons op.
Ik wil meer weten over Bellen via Microsoft TeamsAls organisatie zijn er verschillende aspecten om rekening mee te houden wanneer je overweegt om je vaste telefonie-omgeving te vervangen door bellen via Microsoft Teams. Wij zetten de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij:
Door rekening te houden met bovenstaande aspecten zorg je ervoor dat de overgang naar Microsoft Teams als telefonieoplossing soepel verloopt. Én dat je organisatie optimaal profiteert van de voordelen die deze oplossing biedt. Uiteraard helpen onze specialisten jou hier graag bij.
Eerder in dit artikel benoemden we al de zes voordelen van bellen met Microsoft Teams en Remote werken. Maar wat is de meerwaarde van bellen met Microsoft Teams ten opzichte van vaste telefonie? En kan het gezien worden als dé plaatsvervanger voor vaste telefonie? Wij zetten vijf voordelen op een rij:
Bellen met Microsoft Teams als telefonie-oplossing biedt veel voordelen ten opzichte van traditionele telefonie. Zo combineert Microsoft Teams bellen, chatten, videoconferencing, samenwerken aan documenten en andere communicatiemiddelen in één applicatie. Dit maakt het gemakkelijker om efficiënt te communiceren en samen te werken met collega's en klanten.
Met Microsoft Teams als telefonie-oplossing ben je niet gebonden aan een vaste locatie. Je kunt gesprekken voeren vanaf je laptop, desktop, tablet of smartphone, zolang je maar een internetverbinding hebt. Zo ben je altijd en overal bereikbaar voor collega’s, klanten en prospects.
Op- en afschalen naar je behoeftes is makkelijker en sneller in te regelen. Groeit of krimpt je team? Dan voeg je eenvoudig extra gebruikers toe en kan je gemakkelijk gebruikers verwijderen, zonder dat je extra hardware of infrastructuur hoeft aan te schaffen.
Je hoeft geen dure hardware of infrastructuur meer aan te schaffen en je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Bovendien zijn er verschillende mogelijkheden om te integreren met bestaande telefonie-oplossingen, waardoor je de kosten verder kunt verlagen.
Doordat alle communicatiemiddelen in één applicatie zijn geïntegreerd, verbetert dit de samenwerking en productiviteit binnen teams. Medewerkers hoeven niet langer te schakelen tussen verschillende applicaties én kunnen meer tijd besteden aan hun werkzaamheden.
Helaas hebben we geen glazen bol waarmee wij de toekomst van zakelijke telefonie kunnen voorspellen. Maar we weten wel; samenwerken en Bellen via Microsoft Teams are here to stay! Met Microsoft Teams zijn we namelijk meer verbonden dan ooit. We kunnen chatten, online vergaderen, samenwerken aan een document en bellen vanuit één applicatie.
Toch sluit de telefooncentrale van veel organisaties op dit moment nog niet goed aan bij deze ‘nieuwe’ manier van werken. Overal en altijd veilig kunnen werken en bereikbaar zijn, flexwerken en Bring Your Own Device. Vaste telefooncentrales kunnen deze veranderende eisen van het bedrijfsleven niet bijbenen. Een telefooncentrale in de cloud, zoals bellen via Teams, kan dat wel.
Naast dat we verwachten dat zakelijke telefonie steeds meer verschuift naar digitale, cloud gebaseerde oplossingen, verwachten we ook dat de integratie van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning een steeds grotere rol gaan spelen binnen zakelijke telefonie. Bijvoorbeeld door spraaktechnologie, zoals automatische spraakherkenning en natuurlijke taalverwerking, toe te passen. Zo wordt bellen nog efficiënter en gebruiksvriendelijker.
Verder zullen andere technologieën, zoals 5G-netwerken, videoconferentie en virtual reality meer geïntegreerd worden in zakelijke telefonie-oplossingen. Wat dacht je van naadloos schakelen tussen bellen en videovergaderen? Of dat gebruikers via VR-technologie kunnen deelnemen aan vergaderingen en presentaties. De mogelijkheden worden eindeloos.
Meer weten, of wil je eens sparren over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.
Of bellen via Microsoft Teams een goede vervanging is van jouw vaste telefonie-omgeving hangt af van meerdere factoren. De specifieke behoeften en eisen van de organisatie. Het is belangrijk om alle opties zorgvuldig te overwegen, voordat je een definitief besluit neemt. Onze specialisten helpen je graag in dit denkproces.
Ik wil meer informatie over bellen met Microsoft Teams
